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Belegeinsicht im preisfreien Wohnraummietverhältnis

Um die Betriebskostenabrechnung vollständig überprüfen zu können, ist ein Blick in die Betriebskostenabrechnung selbst oftmals nicht ausreichend. Der Mieter hat daher das Recht die Abrechnungsbelege für die Betriebskostenabrechnung einzusehen, damit er diese auf formelle und materielle Fehler hin überprüfen kann. Dieses Recht folgt aus § 259 BGB. Der Mieter darf die Originalbelege sehen. Es ist sogar so, will der Mieter eine Betriebskostenabrechnung angreifen, dann muss er zur Erhebung konkreter Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung in der Regel vorher Einsicht in die Abrechnungsbelege genommen haben. Das Belegeinsichtsrecht ist daher für Mieter wie für Vermieter wichtig. Der nachfolgende Beitrag soll hier einige Grundsätze zum Ablauf der Belegeinsicht erörtern.

Was sind Belege der Betriebskostenabrechnung?

Die Belege der Betriebskostenabrechnung sind diejenigen Unterlagen, aus denen sich die Kostenansätze der Betriebskostenabrechnung ergeben.

Der Mieter hat daher Anspruch auf Einsicht in nachfolgende Unterlagen:

  • Rechnungen
  • Verträge und Leistungsverzeichnisse; Versicherungspolicen
  • Messprotokolle (auch die der anderen Mieter der Wirtschaftseinheit)
  • Unterlagen zur Berechnung bzw. Ermittlung des Verteilerschlüssel
  • Bescheide über Grundsteuer oder andere Abgaben

Diese Dokumente bieten Ihnen eine sinnvolle Hilfestellung, was es bei den Betriebskosten zu beachten gilt, auch im Hinblick auf den Datenschutz.

Wann kann Einsicht genommen werden?

Der Mieter muss nach § 556 Abs. 3 S. 5, S. 6 BGB seine Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung gegenüber dem Vermieter mitteilen. Ist diese Frist abgelaufen, dann muss nach Ansicht des Amtsgericht Pankow/Weißensee keine Belegeinsicht mehr gewährt werden.

Die Belegeinsicht findet während der üblichen Bürozeiten statt.

Wo findet die Belegeinsicht statt?

Ort der Belegeinsicht ist dort wo die Belege sind, also am Sitz/Geschäftssitz des Vermieters, bzw. der Hausverwaltung. Es ist denkbar, dass dem Mieter aber der Besuch beim Vermieter bzw. der Hausverwaltung nicht zugemutet werden kann. Der typische und häufig auftretende Fall liegt dann vor, wenn Wohnung und Sitz der Hausverwaltung in verschiedenen Städten liegen. Wenn dies der Fall ist, hat der Mieter Anspruch auf Übersendung von Belegkopien. Diese Kopien muss er allerdings bezahlen. Üblicherweise verlangen Hausverwaltungen für das Anfertigen und Versenden der Belegkopien 0,25 – 0,50 €. Der Vermieter braucht die Belege erst zu versenden, wenn der angeforderte Betrag eingegangen ist.

Wenn dem Mieter die Belegeinsicht bei Vermieter oder Hausverwaltung zumutbar ist, hat der Mieter keinen Anspruch auf Übersendung der Belegkopien, dann kann ihn der Vermieter auf die Einsicht Vorort verweisen.

Was passiert bei der Belegeinsicht?

Die Belege müssen geordnet vorliegen. Sie müssen also der jeweiligen Kostenart zugeordnet sein.
Der Mieter darf die Abrechnungsbelege fotografieren oder kopieren. Die Kosten hierfür sind vom Mieter selbst zu tragen. Der Vermieter ist nicht verpflichtet, ein Kopiergerät bereitzuhalten.

Der Vermieter hat das Recht, während der gesamten Dauer der Belegeinsicht anwesend zu sein.
Die Dauer eines Termins zur Belegeinsicht muss angemessen sein, wobei hier ca. 90 – 120 Minuten ausreichend sein sollten. Die Belegeinsicht kann selbstverständlich länger andauern, wenn es sich um umfangreiche Belege/Unterlagen handelt.

Der Vermieter muss bei der Belegeinsicht keine Fragen beantworten. In der Regel ist aber die Beantwortung von Fragen zu empfehlen, um unklare oder strittige Fragen sofort zu klären.

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Wer muss den Termin für die Belegeinsicht benennen?

Nach der aktuellen Rechtsprechung obliegt es wohl dem Mieter, dem Vermieter zumutbare Termine für die Belegeinsicht zu benennen und zur Auswahl anzubieten. Das bedeutet, dass der Vermieter nicht bereits dann verpflichte ist, von sich aus Termine zur Belegeinsicht zu benennen, wenn der Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung erhebt und den Vermieter zugleich aufgefordert, Einsicht in die Belege zu gewähren. Vielmehr müsste der Mieter dann zusammen mit dem Widerspruch konkrete Termine für die Belegeinsicht vorschlagen. Allerdings sei hier darauf hingewiesen, dass dies noch umstritten ist. Eine höchstrichterliche Entscheidung fehlt hierzu.

Wenn der Vermieter bereits in der Betriebskostenabrechnung darauf hinweist, dass der Mieter berechtigt ist, die der Abrechnung zu Grunde liegenden Abrechnungsbelege zu den üblichen Geschäftszeiten am Sitz des Vermieters/der Hausverwaltung einzusehen, dann obliegt es zweifelsfrei dem Mieter, dem Vermieter Terminvorschläge für die Belegeinsicht anzubieten.

Wen darf der Mieter mitbringen?

Der Mieter darf eine Person seines Vertrauens – auch einen Rechtsanwalt – zu der Belegeinsicht mitbringen. Der Mieter ist aber verpflichtet, dem Vermieter die Begleitpersonen namentlich vorstellen und auch mitteilen, in welcher Funktion die Begleitpersonen erscheint.

Der Mieter kann sich bei der Belegeinsicht auch vertreten lassen. Hierzu bedarf es allerdings einer ordnungsgemäßen Bevollmächtigung, aus der für den Vermieter unzweifelhaft hervorgeht, dass der Vertreter für den Mieter die Belegeinsicht vornehmen soll.

Was passiert, wenn der Vermieter die Einsichtnahme verweigert?

Wenn der Vermieter das Verlangen auf Belegeinsicht ausdrücklich ablehnt, liegt eine Verweigerung vor. Von einer Verweigerung gehen die Gerichte aber auch bereits dann aus, wenn der Mieter konkrete Termine zur Belegeinsicht benennt und der Vermieter nicht innerhalb einer angemessenen Frist reagiert. Eine Verweigerung der Einsichtnahme kann aber auch dann vorliegen, wenn der Mieter anlässlich der Belegeinsicht die Vorlage weiterer Belege verlangt und der Vermieter diesem Verlangen nicht nachkommt.

Wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, braucht der Mieter zunächst nicht zu zahlen. Er hat ein Zurückbehaltungsrecht am Abrechnungssaldo. Erst wenn dann die Einsicht gewährt wird, muss der Mieter auch zahlen.

Der Mieter kann auch eine Klage erheben, um seinen Anspruch auf Einsicht in die Abrechnungsbelege durchzusetzen.

Fazit

Wenn der Mieter konkrete Termine zu Belegeinsicht benennt oder die Kosten für die Belege überwiesen wurden, sollten Vermieter dem Einsichtsbegehren nachkommen, um weitere Kosten und Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Quelle: Groß Rechtsanwälte

Bildnachweis: Pixabay

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