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Der Verwaltungsbeirat der Wohnungseigentümergemeinschaft

Der Verwaltungsbeirat ist neben der Wohnungseigentümerversammlung und dem Verwalter das dritte Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Verwaltungsbeirat besteht aus insgesamt drei Mitgliedern, welche ebenfalls Wohnungseigentümer sind. Die primäre Aufgabe des Verwaltungsbeirates ist es, den übrigen Organen der Wohnungseigentümergemeinschaft, also dem Verwalter und der Wohnungseigentümerversammlung, Hilfestellung zu geben und beratend zur Seite zu stehen.

Die Bestellung des Verwaltungsbeirats

Nach § 29 Abs. 1 können die Wohnungseigentümer die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Es handelt sich hierbei um eine so genannte Kann-Vorschrift, so dass die Entscheidung, ob überhaupt ein Verwaltungsbeirat bestellt wird, den Wohnungseigentümern zusteht. Durch eine Vereinbarung oder Regelung in der Teilungserklärung kann die Bestellung eines Verwaltungsbeirates vollständig ausgeschlossen werden.

Der Verwaltungsbeirat wird in der Eigentümerversammlung mit einer Stimmenmehrheit gewählt, § 29 Abs. 1 WEG. Jeder einzelne Bewerber für das Amt des Verwaltungsbeirates wird gesondert gewählt, so dass für jeden einzelnen Bewerber eine Stimmenmehrheit erforderlich ist. Eine so genannte Blockwahl, bei der über die Wahl aller drei Bewerber abgestimmt wird, ist dann zulässig, wenn keiner der in der Versammlung anwesenden Wohnungseigentümer eine Einzelabstimmung über die jeweiligen Bewerber verlangt. Empfohlen wird allerdings, über die einzelnen Bewerber gesondert abstimmen zu lassen. Denn die Rechtsprechung zur Zulässigkeit der so genannten Blockwahl ist uneinheitlich, weswegen die Anfechtung des Beschlusses über eine Blockwahl droht.

Das Gesetz bestimmt keine Mindestbestellzeit und auch keine Höchstbestellzeit. In dem Beschluss über die Bestellung des Verwaltungsbeirates sollte deshalb auch über die Zeit der Bestellung mitbeschlossen werden. Ohne eine solche Festlegung im Beschluss bleibt der Verwaltungsbeirat bis zu einer Neubestellung im Amt. Allerdings kann der Verwaltungsbeirat zuvor abgewählt werden.

Die Zusammensetzung des Verwaltungsbeirats

Gemäß § 29 Abs. 1 S. 2 WEG besteht der Verwaltungsbeirat aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates müssen nach dem Gesetz Wohnungs- oder Teileigentümer der betreffenden Gemeinschaft sein. Ein Beschluss, in dem ein Nichteigentümer zum Mitglied des Verwaltungsbeirates bestellt wird, ist jedoch nicht nichtig, sondern nur anfechtbar. Sofern Personengesellschaften Eigentümer von Wohnungseigentum oder Teileigentum sind, so können nur deren persönlich haftenden Gesellschafter gewählt werden. Ob die Geschäftsführer von juristischen Personen als Mitglieder des Verwaltungsbeirats gewählt werden können, ist strittig und wurde bislang noch nicht höchstrichterlich entschieden. Ein Beschluss, mit dem ein Nichteigentümer zum Mitglied des Verwaltungsbeirates gewählt wird, ist nicht nichtig, sondern nur anfechtbar.

Zulässig ist es jedoch, in der Teilungserklärung eine Vereinbarung zu treffen, wonach auch Nichteigentümer zum Verwaltungsbeirat gewählt werden können.

Auch von der vom Gesetz vorgesehenen zahlenmäßigen Zusammensetzung des Verwaltungsbeirates kann in der Teilungserklärung abgewichen werden; die Anzahl der Beiratsmitglieder kann somit abweichend vereinbart werden. Gibt es keine Vereinbarung oder Regelung in der Teilungserklärung zur Anzahl der Beiratsmitglieder, so gilt die gesetzliche Regelung nach § 29 Abs. 1 WEG, wonach der Verwaltungsbeirat aus drei Mitgliedern besteht. Wird in einem Beschluss über die gesetzlich normierte Anzahl der Beiratsmitglieder abgewichen, so wäre ein solcher Beschluss nicht nichtig, sondern nur anfechtbar.

Sollte während einer Amtszeit ein Beiratsmitglied ausscheiden, so ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu einer Nachwahl verpflichtet.

Der Verwaltungsbeirat hat einen Vorsitzenden, § 29 Abs. 1 S. 2 WEG, welcher von den Wohnungseigentümer im Rahmen der Wahl des Verwaltungsbeirates gewählt wird. Wurde in der Eigentümerversammlung kein Vorsitzender gewählt, so wird der Vorsitzende von den Mitgliedern des Verwaltungsbeirates gewählt.

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwaltungsbeirats

Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG. Danach ist der Verwaltungsbeirat nicht der Vertreter der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter oder anderen dritten Personen. Im Rahmen der Unterstützungsleistungen des Verwaltungsbeirats entscheidet dieser selbst, wann und in welchem Umfang er den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt. Unterstützungsleistungen des Verwaltungsbeirats sind insbesondere die Einhaltung der Hausordnung, Abstimmung über bauliche Maßnahmen (Instandsetzungen oder Modernisierungen), Einholung von Kostenvoranschlägen, Vorbereitung der Tagesordnung für bevorstehende Eigentümerversammlungen, Durchführung der Abstimmung mit dem Verwalter über einzelne Tagesordnungspunkte in der Eigentümerversammlung.

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Gemäß § 29 Abs. 3 WEG soll der Verwaltungsbeirat den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegung und Kostenvoranschläge, bevor über Sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Damit der Verwaltungsbeirat überhaupt in der Lage ist, die erforderlichen Prüfungen vorzunehmen, steht dem Verwaltungsbeirat ein Anspruch auf Belegeinsicht in sämtliche Abrechnungsunterlagen (im Original) zu. Zu nachfolgenden Unterlagen besteht ein Einsichtsrecht zu Gunsten des Verwaltungsbeirats:

  • Originalbelege
  • Dienstleistungsverträge, die Grundlage der Leistungen für die Gemeinschaft sind
  • Leistungszettel/Arbeitsnachweise von beauftragten Unternehmen/Handwerkern
  • alle Kontoauszüge
  • Buchungskonten des Verwalters

Der Verwalter ist ebenfalls verpflichtet, dem Verwaltungsbeirat Auskunft zu erteilen, sofern die Auskunft erforderlich ist, damit der Verwaltungsbeirat seiner Prüfungspflicht nachkommen kann.

Kommt der Verwaltungsbeirat der ihm obliegenden Prüfpflicht nicht oder nur unvollständig nach, so macht sich der Verwaltungsbeirat unter Umständen gegenüber einzelnen Eigentümer schadensersatzpflichtig. Nach durchgeführter Prüfung hat der Verwalter eine Stellungnahme abzugeben. Diese Stellungnahme sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen, kann allerdings auch noch in der Eigentümerversammlung mündlich abgegeben werden.

Gemäß § 24 Abs. 3 WEG hat der Beiratsvorsitzende bzw. sein Vertreter die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, sofern ein Verwalter fehlt oder sich der Verwalter pflichtwidrig weigert, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Sollte kein Vorsitzender gewählt worden sein, dann können alle Beiräte gemeinsam die Versammlung einberufen.

Schließlich hat der Vorsitzende des Beirats oder der Vertreter des Beirats die Niederschrift über die Wohnungseigentümerversammlung zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 S. 2 WEG

Die Vergütung des Verwaltungsbeirats

Eine gesetzliche Regelung, wonach den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats ein Vergütungsanspruch für ihre Tätigkeit zusteht, existiert nicht. Ein möglicher Anspruch ergibt sich unter Umständen aus § 670 BGB, da zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Beirat ein Auftragsverhältnis besteht. Demgemäß können die Mitglieder des Verwaltungsbeirates die für ihre Tätigkeit erforderlichen Aufwendungen ersetzt verlangen. Hierzu zählen insbesondere Fahrtkosten, Portokosten und Telefonkosten für die Korrespondenz im Rahmen der Tätigkeit des Beirats, Kopierkosten für Verwaltungsunterlagen.

Die von den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats aufgewendete Arbeitszeit wird grundsätzlich nicht vergütet, da das Gesetz von einer unentgeltlichen Tätigkeit des Verwaltungsbeirats ausgeht.

Die Haftung des Verwaltungsbeirats

Grundsätzlich haftet der Verwalter mit seinem gesamten privaten Vermögen, sofern die Voraussetzungen für einen Schadensersatzanspruch der Gemeinschaft gegen den Verwaltungsbeirat vorliegen.

Ein Schadensersatzanspruch der Gemeinschaft gegen den Verwaltungsbeirat ist dann gegeben, wenn der Verwaltungsbeirat die ihm obliegenden Verpflichtungen schuldhaft verletzt und durch diese Pflichtverletzung kausal ein Schaden für die Wohnungseigentümergemeinschaft entstanden ist.

Um die persönliche Haftung des Verwaltungsbeirats möglichst gering zu halten, sollte deshalb bei dessen Bestellung mit beschlossen werden, dass auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abgeschlossen wird. Ein solcher Beschluss entspricht auch ordnungsgemäßer Verwaltung, zumal die Versicherungsprämien eher gering sind und damit keine erheblichen Kosten für die Gemeinschaft entstehen.

Alternativ, bzw. zusätzlich könnte mit beschlossen werden, dass die Haftung des Verwaltungsbeirats auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt wird.

QuelleGroß Rechtsanwälte

Bildnachweis: Pixabay

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