Der verborgene Schmerzpunkt in der Hausverwaltung – Wie Prozesse und Schulung über Erfolg entscheiden

Viele Hausverwaltungen kämpfen mit ähnlichen Herausforderungen: zu wenig Zeit, überlastete Mitarbeiter, steigende Anforderungen durch Gesetzesänderungen – und am Ende bleibt kaum Raum für die Weiterentwicklung des Unternehmens. Ralf Michels spricht im Verwalter Talk über die wahren Ursachen hinter diesen Problemen – und zeigt praxisnah, wie Verwalter durch Prozessoptimierung und gezielte Schulung nachhaltigen Erfolg erreichen können.

Oft kommt der Impuls zur Veränderung von der Geschäftsführung. Doch Michels beobachtet immer wieder: Das eigentliche Problem liegt meist tiefer – in den Abläufen, Strukturen und Prozessen. Erst durch Gespräche mit Mitarbeitern wird klar, wo es wirklich hakt.

„Der Chef glaubt, das Problem zu kennen. Aber in 80 % der Fälle liegt der Schmerz ganz woanders“, erklärt Michels. Wer verstehen will, warum die eigene Verwaltung nicht rund läuft, muss zuhören – und genau hinschauen, wie im Alltag gearbeitet wird.

Auch kleine Hausverwaltungen mit drei oder vier Mitarbeitern haben ihre typischen Herausforderungen. Häufig fehlen klare Strukturen, und das Wachstum läuft unkontrolliert: Neue Objekte werden aufgenommen, bevor die Abläufe darauf vorbereitet sind. Michels betont: „Viele nehmen erst die Objekte an und überlegen dann, wie sie sie verwalten sollen – statt umgekehrt.“

Ein zentraler Punkt: Viele Verwaltungen arbeiten an der Belastungsgrenze – und wundern sich, dass kaum Ertrag bleibt. Michels berichtet aus der Praxis: Selbst größere Verwaltungen mit 2.000 bis 3.000 Einheiten schaffen oft nur eine schwarze Null. Dabei zeigen Best-Practice-Beispiele, welches Potenzial in optimierten Prozessen steckt:

„Ich betreue eine Verwaltung, die 1.200 Einheiten pro Mitarbeiter schafft – bei 45 % Gewinnmarge. Der Unterschied ist: perfekt digitale Abläufe.“

Ein häufiger Irrglaube: Eine neue Software löst alle Probleme. Doch laut Michels liegt der Engpass oft nicht in der Technik, sondern in der Anwendung. ERP- und CRM-Systeme werden selten richtig genutzt, weil Schulungen fehlen oder Wissen verloren gegangen ist.

„Viele Programme funktionieren hervorragend, wenn man sie versteht“, so Michels. Fehlende Einarbeitung führt zu Frust und Ineffizienz. Seine Empfehlung: Regelmäßige, praxisnahe Schulungen, um das volle Potenzial der Systeme zu nutzen.

Bevor eine neue Software eingeführt wird, muss die Struktur stimmen. Chaotische Prozesse bleiben auch digital chaotisch. Ralf Michels bringt es auf den Punkt:

„Ein schlechter Prozess bleibt ein digital schlechter Prozess.“

Deshalb sollte jede Verwaltung zunächst ihre Abläufe prüfen, dokumentieren und optimieren, erst dann macht eine Umstellung Sinn. In einem großen Projekt analysierte Michels über 800 Prozesse in einer Hausverwaltung: „Das zeigt, wie komplex das Thema wirklich ist und wie viel Optimierungspotenzial in jedem Unternehmen steckt.“

Erfolg entsteht nicht über Nacht. Michels rät zu einem „minimalinvasiven Ansatz“: bestehende Systeme besser nutzen, Mitarbeiter schulen, Prozesse optimieren und erst dann über größere Veränderungen nachdenken. So wird aus Überlastung wieder Handlungsfähigkeit.

Autor: Redaktion LEWENTO GmbH