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Datenschutz

Sie sind Eigentümer, Vermieter oder Verwalter einer Wohnung. Zur Verwaltung der Wohnung haben Sie eine Papier-Akte angelegt und vermerken dort Daten zum Mieter. Bereits diese Tätigkeit stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar. Für die Verwaltung von mehreren Wohnungen und die Verwaltung mittels einer Software gilt die DSGVO ebenso. Die DSGVO schützt personenbezogene Daten (folgend nur Daten) einer natürlichen Person, d.h. eines Menschen. Personenbezogene Daten sind Daten, aufgrund derer eine natürliche Person identifiziert werden kann. Die DSGVO findet keine Anwendung bei nicht personenbezogenen Daten. Für Unternehmen mit mehr als 19 beschäftigten Personen gelten zusätzliche Anforderungen. Werden Daten nicht ausreichend geschützt, d.h. verstößt der Umgang mit diesen Daten gegen die DSGVO, kann ein Bußgeld erlassen werden. Dieses Bußgeld kann beispielsweise bis zu 20 Millionen Euro betragen. Die Dokumentation der Verarbeitung von personenbezogenen Daten nennt man auch Verfahrensverzeichnis. Die von der DSGVO geforderten, auf Ihr Unternehmen angepassten Verfahrensverzeichnisse sind wesentlich. Verkürzt kann man Verfahrensverzeichnisse wie folgt definieren: Eine Prozessbeschreibung, aus der hervorgeht, welche Daten erfasst werden, woher diese kommen, ob man die Daten verarbeiten darf, wer sie verarbeitet, ob und wie man Daten weitergeben darf, wann sie gelöscht werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz erforderlich sind. Kommt es zur Kontrolle durch die Datenschutzbehörden, müssen solche Verfahrensverzeichnisse vorgelegt werden. Wenn ein Dritter mit personenbezogenen Daten umgeht, muss neben dem eigentlichen Leistungsvertrag auch ein zusätzlicher Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen werden, ein so genannter Auftragsverarbeitungsvertrag.

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