Die Digitalisierung und Automatisierung in Immobilienverwaltungen hatten und haben nach wie vor einen revolutionären Einfluss auf die Branche. Durch den Einsatz moderner Technologien können Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und nutzerfreundlicher gestaltet werden. Die Vorteile, die sich aus der automatischen bzw. digitalen Herangehensweise an Prozessen ergeben, liegen dabei auf der Hand. 

Die täglichen Aufgaben in Immobilienverwaltungen werden immer komplexer und überall fehlen qualifizierte Mitarbeiter. Es wird wichtiger, Prozesse zu implementieren, die die Möglichkeit zu Effizienzsteigerung bieten. 

 

Manuelle und zeitaufwändige Routinearbeiten sollten dabei im ersten Schritt im Vordergrund stehen, um das bestehende Potential des Unternehmens schnell zu heben. Dies spart Zeit und Ressourcen, die stattdessen für anspruchsvollere Aufgaben genutzt werden können.

Um auf die Wünsche der Mitarbeiter in der neuen Arbeitswelt eingehen zu können, spielt die Reduktion von Papier eine große Rolle. Verträge, Rechnungen, Mitteilungen und andere Unterlagen können elektronisch erfasst, archiviert und verwaltet werden. Das beschleunigt nicht nur die Prozesse und ist gut für die Umwelt, sondern macht, mit entsprechenden Zugriffen, das Arbeiten im Team von jedem Ort der Welt möglich.

 

Auch für Eigentümer und Mieter werden Informationen transparenter und leichter zugänglich. Es verbessert sich die Kommunikation zwischen Hausverwaltung und Kunden.

Doch oft sind Immobilienverwaltungen im Tagesgeschäft festgefahren und es fehlt die Zeit, sich qualifiziert zu informieren, Entscheidungen zu treffen und die Schritte zur weiteren Digitalisierung / Automatisierung umzusetzen. Dabei kommt es nicht immer darauf an, neue Software oder weitere Tools zu kaufen und damit die Komplexität zu erhöhen. Die erste Frage, die sich Verwalter stellen sollten ist, ob die bestehenden Prozesse die richtigen sind und ob die bereits vorhandenen Ressource effizient genutzt werden. 

Der Gedanke, dass sich alle Probleme mit der Einführung neuer Tools oder neuer ERP Software lösen, ist leider oft falsch. Schließlich sind schlechte Prozesse nicht besser, wenn man sie auf andere Art abbildet oder das falsche Tool kauft. 

Hier greift unser Gedanke von domoforce. Wir stellen den Status einer Verwaltung fest. Wir vergleichen im Anschluss die vorhandenen Prozesse mit denen anderer Verwalter und decken Potentiale auf. Das betrifft die Möglichkeiten die 

 

- in Prozessen liegen

- sich aus der besseren Ausnutzung der bereits vorhandenen Software ergeben

- mit dem Einsatz neuer digitaler Tools entstehen

- in der Auswahl neuer (digitalisierter) Partner und  Dienstleister liegen

Eine wesentliche Rolle spielt dabei die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens und der damit verbundene zeitliche Horizont des Inhabers. So werden kurz, mittel und langfristige Maßnahmen unterschieden und deren Nutzen ins Verhältnis mit den damit verbundenen Kosten gesetzt. 

Dabei ist wichtig, am Anfang mit kleinen Maßnahmen möglichst schnell die ersten Verbesserungen zu erzielen. Das führt in der Regel schnell zur Akzeptanz größerer Maßnahmenpakete in der Belegschaft und macht den Wandel hin zu verbesserten Prozessen nachhaltiger.

Im Grunde kommt es darauf an, sich gezielt mit den Möglichkeiten, die sich aus Digitalisierung, Automatisierung und auch künstlicher Intelligenz ergeben, auseinander zu setzen und die dadurch entstehenden Chancen für das eigene Unternehmen zu nutzen.

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Autor: Slaven Grizelji - Domoforce GmbH