Effizienz statt Fachkräftemangel – Wie Immobilienverwaltungen ihre Strukturen zukunftsfähig machen

Im aktuellen Verwalter Talk spricht Ralf Michels, erfahrener Unternehmensberater und ehemaliger Inhaber einer Hausverwaltung, mit Steffen Groß über die Herausforderungen und Chancen moderner Immobilienverwaltungen. Sein Fazit: Viele Verwaltungen kämpfen nicht mit einem Fachkräftemangel – sondern mit ineffizienten Strukturen.

Seit 1989 ist Ralf Michels in der Immobilienbranche tätig – vom klassischen Kaufmann der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft bis hin zum eigenen Unternehmen. Heute begleitet er Verwaltungen auf ihrem Weg zu effizienteren Abläufen und moderner Führungskultur.

Sein Ansatz: Jede Verwaltung ist individuell, doch die Herausforderungen ähneln sich. Es geht um Führung, klare Prozesse und den Mut, Arbeitsabläufe neu zu denken.

Michels vertritt eine klare These: „Es gibt keinen Fachkräftemangel.“

Viele Verwaltungen, so seine Erfahrung, verlieren durch unstrukturierte Prozesse wertvolle Zeit. Statt neue Mitarbeiter zu suchen, sollten sie die bestehenden Teams entlasten – etwa durch eine klare Aufgabenverteilung und gezielte Prozessoptimierung.

Assistenten oder Quereinsteiger können administrative Aufgaben übernehmen, damit erfahrene Verwalter sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Ein häufiger Fehler: Neue Mitarbeiter werden nicht ausreichend eingearbeitet. Michels betont, dass die fehlende Einarbeitung enorme Produktivitätseinbußen verursacht.

„Wenn ich jemanden vernünftig einarbeite, bringt er 120 % Leistung. Ohne Einarbeitung nur 70 %.“

Einarbeitung sei daher keine Zeitverschwendung, sondern eine Investition in die Leistungsfähigkeit des Teams.

In seinen Beratungen begleitet Michels Verwaltungen vor Ort – vom Empfang bis zur Buchhaltung.

Ein Beispiel: In einem Unternehmen durchlief eine Rechnung 17 Stationen, bevor sie abgelegt wurde. Nach einer Prozessanalyse konnte der Ablauf auf 6 Stationen reduziert werden – mit einer Zeitersparnis von rund 10 Minuten pro Rechnung.

Diese Optimierung zeigte deutlich: Schon kleine Veränderungen können große Wirkung haben.

Viele Mitarbeiter reagieren zunächst skeptisch, wenn ein Unternehmensberater ins Haus kommt. Doch Michels begegnet ihnen auf Augenhöhe und ohne Vorurteile.

Er betont, dass offene Gespräche entscheidend sind, um echte Probleme zu erkennen: „Ich höre zu, stelle Fragen und mache Vorschläge – anonym und lösungsorientiert.“

Oft sind die Beschäftigten dankbar, wenn endlich jemand zuhört und Verbesserungsvorschläge ernst nimmt.

Der Weg zu einer modernen, effizienten Hausverwaltung beginnt nicht mit mehr Personal, sondern mit besseren Strukturen.

Ralf Michels zeigt: Wer Prozesse hinterfragt, Mitarbeiter einbindet und Einarbeitung ernst nimmt, gewinnt Zeit, Motivation und Wettbewerbsfähigkeit.

Autor: Redaktion LEWENTO GmbH