Prozesse optimieren – Wie Immobilienverwaltungen durch Struktur effizienter werden

Im aktuellen Verwalter Talk spricht Ralf Michels, Unternehmensberater mit Schwerpunkt auf der Immobilienbranche, über die Herausforderungen in Hausverwaltungen – und darüber, warum viele Unternehmen im Alltag an der eigenen Prozessvielfalt scheitern.

Oft existieren in einer Verwaltung für denselben Vorgang mehrere verschiedene Arbeitsweisen. Dadurch entstehen Reibungsverluste, Unsicherheit und ineffiziente Abläufe. Michels zeigt: Wer Prozesse vereinheitlicht, gewinnt Übersicht, Effizienz und Motivation im Team.

Ein Beispiel aus seiner Beratungspraxis verdeutlicht das Potenzial: In einer Verwaltung mit ursprünglich über 800 unterschiedlichen Prozessen konnten diese auf 188 vereinheitlicht und in fünf Kategorien eingeordnet werden.

Das Ergebnis: Eine klare Struktur, die es ermöglicht, neue Mitarbeiter gezielt zu schulen, Aufgaben zuzuweisen und Abläufe transparent zu gestalten.

„Wenn ich Prozesse vorgeben kann, bringe ich Struktur in die Verwaltung – und ermögliche den Mitarbeitern, sicher und effizient zu arbeiten“, erklärt Michels.

Ein häufiges Vorurteil in der Branche: Klare Vorgaben würden Mitarbeitende einengen. Michels sieht das anders.

Vergleichbar mit einer App, die man versteht und deshalb gerne nutzt, profitieren Mitarbeiter von klaren Prozessen. Sie geben Sicherheit, ermöglichen Selbstständigkeit und helfen, Zeit besser zu planen.

Auch Führungskräfte profitieren: Wenn Geschäftsführer feste Zeiten im Kalender blocken, um am Unternehmen, statt im Unternehmen zu arbeiten, verbessert sich die Steuerung spürbar. Regelmäßige Feedbackgespräche und interne Kommunikation sind aus seiner Sicht wesentliche Erfolgsfaktoren.

Ein weiteres Beispiel zeigt, wie schnell Verbesserungen spürbar werden:

In einer größeren Verwaltung mit rund 10.000 Wohnungen entdeckte Ralf Michels, dass das Mahnwesen ungenutzt blieb. Allein dadurch gingen jährlich rund 30.000 € verloren. Eine einfache Prozessanpassung brachte sofortige finanzielle Entlastung, ohne zusätzlichen Aufwand.

Michels versteht seine Rolle nicht als dauerhaften Berater, sondern als Impulsgeber:

Ein guter Berater macht sich überflüssig. Sein Ziel ist, dass die Verwaltung lernt, sich selbst weiterzuentwickeln.

So entstehen nachhaltige Verbesserungen, die langfristig wirken, unabhängig von externer Unterstützung.

Effiziente Prozesse sind kein bürokratisches Korsett, sondern die Grundlage für erfolgreiches Arbeiten in der Hausverwaltung. Sie schaffen Klarheit, motivieren Mitarbeiter und sichern langfristig die Wirtschaftlichkeit.

Autor: Redaktion LEWENTO GmbH