Mitwirkungspflicht im Datenschutz: Ein Fall mit Folgen

Wenn ich auf eines meiner Lieblingsthemen zu sprechen komme, winken die meisten Hausverwalter ab. Datenschutz ist für Immobilienunternehmen kein beliebtes Thema. Aber ich kann es auch nicht oft genug wiederholen: Ignorieren Sie den Datenschutz und seine Aufsichtsbehörden nicht! Insbesondere, wenn es um die Kommunikation mit der zuständigen Aufsichtsbehörde geht, sind klare Regeln zu beachten – eine davon ist die Mitwirkungspflicht nach Art. 31 DSGVO.

Ein aktueller Fall zeigt deutlich, welche Konsequenzen drohen, wenn diese Pflicht zur Mitwirkung verletzt wird: Eine Immobilienmaklerin sah sich mit einem Bußgeldverfahren konfrontiert, weil sie auf Anfragen der Aufsichtsbehörde nicht reagierte.

Gegen die Maklerin wurde von der Aufsichtsbehörde ein Verfahren eingeleitet. Der Vorwurf: Interessenten für Mietwohnungen seien gezwungen worden, bereits vor der Wohnungsbesichtigung umfangreiche personenbezogene Unterlagen zu übermitteln – obwohl diese zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich gewesen seien.

Die zuständige Aufsichtsbehörde wollte den Sachverhalt klären und forderte die Maklerin zur Auskunft auf – inklusive Hinweis auf die Mitwirkungspflicht nach Art. 31 DSGVO.

Die Immobilienmaklerin reagierte jedoch nicht. Auch eine förmliche Anordnung zur Auskunftserteilung gemäß Art. 58 DSGVO blieb unbeantwortet. Damit war klar: Die Verantwortliche kam ihrer gesetzlichen Pflicht nicht nach.

Art. 31 DSGVO verpflichtet Verantwortliche, Auftragsverarbeiter und deren Vertreter, bei der Erfüllung der Aufgaben der Aufsichtsbehörde aktiv mitzuwirken. Die Pflicht gilt ab dem Moment, in dem die Behörde eine entsprechende Anfrage stellt.

Diese Zusammenarbeit ist essenziell, damit datenschutzrechtlich relevante Sachverhalte effektiv untersucht und bewertet werden können – und um sicherzustellen, dass alle Unternehmen gleichbehandelt werden.

Verweigert ein Verantwortlicher diese Mitwirkung, droht ein Bußgeld nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO – von bis zu 10 Millionen Euro bzw. 2 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie, als Verantwortlicher, immer sofort die sprichwörtlichen „Hosen herunterlassen“ müssen. Wir empfehlen, lassen Sie sich hier beraten. Aber auch dies hat die angesprochene Immobilienmaklerin nicht getan.

Im geschilderten Fall konnte die Aufsichtsbehörde nicht ermitteln, ob tatsächlich eine unzulässige Datenverarbeitung stattgefunden hatte – weil die Mitwirkung verweigert wurde. Dennoch war die Verletzung der Mitwirkungspflicht bereits für sich genommen bußgeldbewehrt und so wurde das Bußgeld verhängt.

Übrigens: Die Pflicht zur Mitwirkung besteht unabhängig davon, ob es zu einem Bußgeld kommt – und bleibt selbst nach dessen Zahlung bestehen. Das heißt, auch nach Zahlung des Bußgeldes muss die Immobilienmaklerin weiterhin mitwirken.

Stecken Sie nicht den Kopf in den Sand, wenn die Datenschutzbehörde anklopft oder Sie anschreibt. Sie sind zur Mitwirkung verpflichtet. Sie brauchen sich aber nicht selbst zu belasten. Da dies oft ein Balanceakt zwischen Mitwirkung und Selbstbelastung ist, holen Sie sich Hilfe. 

Das Thema „Mieterselbstauskunft“ liegt im Fokus der Datenschutzbehörden. Wenn Sie dieses Thema interessiert schauen Sie hier und hier.

Autorin: Katharina Gündel, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH