Protokolle durch KI erstellt?

Auch bei der Verwaltung von Wohnungseigentum wird immer mehr KI eingesetzt. Imfolgenden Beitrag geht es um das Beispiel des Protokolls der Eigentümerversammlung, ob und wie KI eingesetzt werden kann – und welche Herausforderungen dabei zu berücksichtigen sind.

Zunächst wird kurz geklärt, welche Anforderungen an ein Protokoll oder - wie das Gesetz sagt - an die Niederschrift der Versammlung im Sinne des § 24 Abs. 6 WEG bestehen. Folgende Angaben sind erforderlich:

• Name der GdWE

• Ort und Datum der Versammlung

• Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis und deren Verkündung 

• Unterschriften des Versammlungsleiters, eines Wohnungseigentümers und des (stellvertretenden) Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats

Daneben sind die zum Verständnis notwendigen Erklärungen oder Anträge aufzunehmen. Sofern über ein Beschlussgegenstand namentlich abgestimmt wurde, selbstverständlich auch die Namen und das Abstimmungsverhalten der entsprechenden Eigentümer.

Einzelne Wortbeiträge oder Vorschläge können selbstverständlich in das Protokoll mit aufgenommen werden, sind aber nicht notwendiger Bestandteil der Niederschrift.

Eine derartige Protokollführung funktioniert in der Regel in folgenden Schritten:

• Aufzeichnung der Versammlung

• Spracherkennung und Transskript

• Strukturierung und Zusammenfassung

• Formulierung des Protokolls

• Prüfung und Freigabe durch den Verwalter

Die Vorteile der KI-basierten Protokollführung liegen also in der Zeitersparnis, aber auch darin, dass weniger Fehler durch „Vergessen“ geschehen können. Herausforderungen liegen allerdings im technischen Bereich, z.B. beim Erkennen von Dialekten, bei Zwischenrufen oder emotionalen Diskussionen, aber auch im rechtlichen Bereich. Und um diesen rechtlichen Bereich, also das Wohnungseigentumsrecht und das Datenschutzrecht soll es nun gehen.

Eine KI-basierte Protokollführung ist nicht nur bei Onlineversammlungen, sondern auch bei Präsenzversammlungen denkbar. Auch hier kann das gesprochene Wort durch eine KI aufgezeichnet, transkribiert und dann in Protokollform gebracht werden.

Bei der sogenannten Live-Verarbeitung (Speech-to-Text in Echtzeit) werden die ersten beiden Punkte zusammengefasst. Hier wird der Ton direkt transkribiert, also in eine Mitschrift umgewandelt. Eine Speicherung des Tons findet bei dieser Variante nicht statt.

Für den Einsatz von KI bei der Protokollführung ist der Verwalter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Dies ist bei der Frage der Durchführung von Online- oder Präsenzversammlungen durchaus anders, hier ist neben dem Verwalter auch die Gemeinschaft Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Da der Einsatz von KI aber vor allem den Verwalter unterstützen soll, er ist dessen Nutzung, ähnlich wie die Nutzung der vom Verwalter gewählten Verwaltungssoftware, im Verantwortungsbereich des Verwalters.

Rechtsgrundlage für den Einsatz einer KI mit Live-Verarbeitung könnte Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Verwaltervertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Protokollführung) sein.

Wenn die Sprache aufgenommen und erst später in Text umgewandelt wird, bedarf es als Rechtsgrundlage der Einwilligung der betroffenen Personen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO. Hier werden nämlich Stimmen aber auch Wortbeiträge und Meinungsäußerungen von natürlichen Personen aufgezeichnet. Bei diesen Daten handelt es sich um weitreichendere Daten als für die Erstellung eines Protokolls erforderlich.

Diese Einwilligung muss vorher eingeholt und dies auch dokumentiert werden. Eine solche Einwilligung ist freiwillig und widerruflich.

In diesem Fall ist nicht nur der Datenschutz zu beachten, sondern auch strafrechtliche Normen, wie z.B. § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes). Danach macht sich strafbar, wer unbefugt das nicht-öffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht.

Während für die Durchführung einer Online-Eigentümerversammlung der Mehrheitsbeschluss ausreicht, dürfte dies für Tonaufnahmen nicht der Fall sein. Auch bei Online-Eigentümerversammlungen dürfen keine Bild- oder Tonaufnahmen erfolgen. Die entsprechende Beschlusskompetenz besteht nicht.

Wenn eine Live-Verarbeitung stattfindet, liegt ein wesentlich geringerer Eingriff in die Grundrechte der Eigentümer vor. Da hier keine Aufzeichnung und Speicherung erfolgt, kann argumentiert werden, dass auch keine Einwilligung erforderlich ist. Vor der Nutzung der entsprechenden KI muss mit den Dienstleistern genau geklärt werden, welche Datenverarbeitung stattfindet, um diese Frage zu beantworten.

Werden personenbezogene Daten von Eigentümern verarbeitet, müssen diese transparentinformiert werden. Die Information muss die Vorgaben von Art. 13 DSGVO erfüllen. Wenn es also Tonaufnahmen gibt, muss über den Ort der Speicherung die Art der Speicherung und die Dauer der Speicherung informiert werden, ebenso wie über die betroffenen Rechte. Ein geeigneter Ort für diese Information ist bereits die Einladung zur Eigentümerversammlung.

Der Einsatz der KI muss sich selbstverständlich an den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung orientieren. Die Aufzeichnung darf ausschließlich zur Protokollerstellung genutzt werden.

Die Auswahl der Dienstleister muss sorgfältig erfolgen. Empfehlenswert ist, lediglich Dienstleister aus der Europäischen Union oder sicheren Drittstaaten, wie z.B. der Schweiz, zu beauftragen. Die Einhaltung des Datenschutzes ist durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.

Bei der Nutzung von KI auch für die Protokollierung von Eigentümerversammlungen bestehen Vorteile, aber auch Herausforderungen. Wir empfehlen, mit den Eigentümern ins Gespräch zugehen, die Vorteile zu erläutern, aber auch auf die Datenverarbeitung hinzuweisen.

Autorin: Katharina Gündel, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH