Wie kann in die Datenverarbeitung eingewilligt werden?

Wie kann in die Datenverarbeitung eingewilligt werden?
29.09.2021

Wie kann in die Datenverarbeitung eingewilligt werden?


Bei der Hausverwaltung oder der Vermietung werden viele Daten verarbeitet. Nach Art. 6 DSGVO bedarf es hierfür einer Rechtsgrundlage. Die erste im Gesetz genannte Rechtsgrundlage ist die Einwilligung. Wenn die betroffene Person mit der Verarbeitung ihrer Daten einverstanden ist, steht der Verarbeitung nichts mehr im Wege. Selbstverständlich kann auch im Mietrecht auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage zurückgegriffen werden. Doch hierbei ist Vorsicht geboten. Die nachfolgende Checkliste mit Anmerkungen soll Ihnen helfen, mit der Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung umzugehen:

Gibt es für die Datenverarbeitung noch eine andere Rechtsgrundlage?


In den meisten Fällen, in denen Hausverwaltungen oder Vermieter*innen Daten verarbeiten, ist der Mietvertrag oder aber der Hausverwaltervertrag die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die hierfür erforderlichen Daten dürfen und müssen selbstverständlich verarbeitet werden.
Bei einigen Kategorien von Daten ist es aber fraglich, ob diese wirklich erforderlich sind, wie zum Beispiel bei der E-Mail-Adresse von Mietenden. In einem solchen Fall kann die Einwilligung für die Erhebung und Speicherung der E-Mail-Adresse eine geeignete Rechtsgrundlage darstellen. Der Nachteil der Einwilligung ist aber, dass diese frei widerruflich ist. Wenn also die Einwilligung die einzige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist, kann diese Rechtsgrundlage sehr einfach – nämlich durch den Widerruf – wegfallen.
Daher ist immer zu beachten: Eine Einwilligung sollte nur für die Kategorien von Daten eingeholt werden, bei denen keine andere Rechtsgrundlage vorliegt. Wenn also die Daten noch aus anderen Gründen, wie der Durchführung eines Vertrags oder dem berechtigten Interesse, verarbeitet werden, sollte keine Einwilligung eingeholt werden. Die Einwilligung sollte außerdem so formuliert werden, dass dem Einwilligenden klar ist, gegen welche Datenverarbeitung er widersprechen kann und welche Datenverarbeitung auch trotz Widerrufs erfolgen wird.

Ist die Person einwilligungsfähig? Liegen im Fall einer Stellvertretung deren Voraussetzungen vor?


Diese Fragen müssen sich regelmäßig Verantwortliche stellen, die Online-Dienste auch für Minderjährige anbieten. Im Immobiliensektor kommen hier aber auch zwei Sachverhalte vor: Ein Minderjähriger mietet eine Wohnung an (und die Eltern unterschreiben den Mietvertrag als gesetzliche Vertreter). Dieser Minderjährige dürfte, da er auch allein einen Haushalt führen soll, einwilligungsfähig sein. Wenn also tatsächlich für eine Datenverarbeitung auf die Einwilligung zurückgegriffen wird, kann er oder sie sie selbst abgeben.
Häufiger passiert es, dass geschäftsunfähige Personen eine Wohnung anmieten. Diese werden dann durch den Betreuer vertreten. Diese betreuten Personen dürften kaum einwilligungsfähig sein. Gegebenenfalls kann der Betreuer eine solche Erklärung abgeben. Wobei die Nutzung der E-Mail-Adresse des Betreuten, um bei dem oben genannten Beispiel zu bleiben, wahrscheinlich auch nicht angezeigt ist, denn die Kommunikation sollte mit dem Betreuer erfolgen.

Erfolgt die Einwilligung freiwillig?


Einwilligungen sind nicht freiwillig, wenn sie an ein bestimmtes Rechtsgeschäft gekoppelt werden oder wenn ein Machtungleichgewicht zwischen dem Verantwortlichen und dem Einwilligenden besteht.
Die klassischen Beispiele hier kommen aus dem Arbeitsrecht. Ein Arbeitgeber darf nicht verlangen, dass die Einwilligung für die Nutzung eines Fotos für die Homepage erteilt wird. Wenn der Arbeitsvertrag daran geknüpft wird, ist die Einwilligung unwirksam (Kopplungsverbot). Wenn ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer bittet, die Einwilligung für die Nutzung eines Fotos für die Homepage zu erteilen und dies dann auch geschieht, kann auch diese Einwilligung unwirksam sein, denn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht ein Machtgefälle. Es ist fraglich, ob die Einwilligung hier wirklich freiwillig erteilt wurde. Um dies zu vermeiden, können zum Beispiel Vereinbarungen getroffen werden, zur Nutzung - auch privaten Nutzung – der professionellen Bilder. Als Indiz dafür, dass eine Einwilligung freiwillig ist, kann auch angesehen werden, wenn nicht alle Arbeitnehmer mit Fotos auf der Homepage vertreten sind, weil die anderen gefragt wurden, aber nicht eingewilligt haben. In jedem Fall ist aber auch die Nutzung der Fotos zu unterlassen, wenn die Einwilligung nicht erteilt oder widerrufen wurde.
Im Mietrecht ist es ähnlich. Der Mietvertrag kann nicht von der Einwilligung in die Nutzung der E-Mail-Adresse abhängig gemacht werden. Wenn die Einwilligung im Zusammenhang mit dem Mietvertragsschluss erteilt wird, könnte auch diese wegen der Machtungleichheit unwirksam sein. Daher sollten die Vorteile der Einwilligung auch immer mit aufgeführt werden, wie zum Beispiel die Möglichkeit der direkten Kommunikation ohne Zeitverzögerung.

Wurde die einwilligende Person nachweislich informiert und bezieht sich die Einwilligung auf den bestimmten Fall?


Beim Einholen der Einwilligung kommt es darauf an, dass die betroffene Person von dem Verantwortlichen informiert wurde und zwar insbesondere über die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten, die Art der Verarbeitung, den Verarbeitungszweck und das Widerrufsrecht, die Freiwilligkeit der Einwilligung. Daneben muss gegebenenfalls über weitere Datenempfänger, die Absicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung, eine Datenübermittlung in Drittländer informiert werden. Wenn es mehrere (gemeinsame) Verantwortliche gibt, wie zum Beispiel Hausverwaltung und Vermieter oder auf die Verarbeitung auf einen weiteren gesetzlichen Verarbeitungstatbestand neben der Einwilligung gestützt werden kann, muss auch darauf hingewiesen werden.

Erfolgt die Einwilligung mittels aktiver Handlung der betroffenen Person?


Diese Frage ist im Mietrecht meist leicht zu beantworten. Entweder es wird eine ausdrückliche Einwilligung schriftlich oder per E-Mail eingeholt oder in einem Formular vermerkt, dass mit der Angabe der E-Mail-Adresse die Nutzung dieser für die Kommunikation zu allen Fragen des Mietverhältnisses zugestimmt wird. Aber auch eine solche Einwilligung muss mit der Belehrung über die Widerrufsmöglichkeit versehen werden.

Fazit


Nutzen Sie soweit möglich für die Datenverarbeitung andere Rechtsgrundlagen für die Einwilligung. Die meisten Daten können nach Art. 6 Abs.1 Buchstabe b) DSGVO verarbeitet werden, weil diese Verarbeitung zur Durchführung des Mietvertrags erforderlich ist. Weitere Daten können verarbeitet werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs.1 Buchstabe f) DSGVO). Wenn Sie für das Beispiel der Nutzung der E-Mail-Adresse dies schon bejahen können, weil es um eine schnelle Kommunikation geht und hier „nur“ ein Kontaktdatum des Mieters betroffen ist, brauchen Sie keine Einwilligung. Die Einwilligung benötigen Sie nur, wen keine andere Rechtsgrundlage vorhanden ist oder aber die Abwägung beim berechtigten Interesse nicht eindeutig zu Ihren Gunsten ausgeht.
Dann ist vor der Einwilligung zu informieren und darauf zu achten, dass Freiwilligkeit und Widerrufsmöglichkeit gewahrt bleiben.
Unsere Muster für Einwilligungen finden Sie hier.


Bildnachweis: Pixabay

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