Faktischer Verwalter haftet wie ein bestellter Verwalter

Ein Beitrag von GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Wenn der Bestellungszeitraum abläuft und sowohl die Gemeinschaft als auch der Verwalter dies übersehen, läuft alles wie gewohnt weiter. Der Verwalter wird dann zu einem „faktischen“ Verwalter. Im Gesetz ist dieser faktische Verwalter nicht vorgesehen. Dies führt zu einer Reihe von – bisher – offenen Fragen: Wie haftet dieser Verwalter? Bleiben die von ihm abgeschlossenen Verträge bestehen? Erhält er eine Vergütung.

In einer neueren Entscheidung hat der BGH die Frage nach der Haftung und dem Sorgfaltsmaßstab beantwortet. (Urteil vom 30.1.2026, V ZR 76/25).

Der Begriff „faktischer Verwalter“ wird häufig mit einem Miteigentümer assoziiert, der ohne Vertrag stellvertretend für die Gemeinschaft tätig wird. In der Praxis entsteht die Konstellation aber weitaus häufiger auf eine andere Weise: Der Bestellungszeitraum eines regulär bestellten Verwalters läuft aus – zum Beispiel zum 31.12. – und weder die Eigentümergemeinschaft noch der Verwalter bemerken es. Ohne einen neuen Bestellungsbeschluss endet das Verwalteramt jedoch automatisch. Führt der Verwalter seine Amtsgeschäfte dennoch weiter, handelt er nicht mehr als bestellter, sondern als faktischer Verwalter.

Der Bundesgerichtshof stellt klar: Für den faktischen Verwalter gelten dieselben Sorgfalts- und Haftungsmaßstäbe wie für den bestellten Verwalter. Wer also – ob bestellt oder nicht – im Namen der Gemeinschaft tätig wird, muss im Interesse der Eigentümergemeinschaft handeln. Insbesondere muss der faktische Verwalter auch die Vermögensinteressen der GdWE wahren und darf keine unberechtigten Zahlungen vornehmen. Kommt es durch eine solche Zahlung zu einem Schaden, haftet der faktische Verwalter der Gemeinschaft gegenüber genauso, als wäre er weiterhin ordnungsgemäß bestellt.

Im konkreten Fall ließ der faktische Verwalter eine Rechnung über 16.541,17 Euro für die Pflege einer benachbarten Parkfläche ungeprüft begleichen.

Im Rechtsstreit stellte sich heraus, dass zwischen der Gemeinschaft und der beauftragten Firma gar kein Vertragsverhältnis bestanden habe. Die Verwalterin hatte für die aufteilende Eigentümerin noch vor Entstehung der Gemeinschaft (und noch vor der WEG-Reform von 2020) einen Vertrag über die Pflege der Grünfläche abgeschlossen. Einen Beschluss über die Übernahme dieses Vertrags gab es nicht. Es stellte sich weiter heraus, das die Fläche der Gemeinschaft nicht einmal gehörte.

 

Vor diesem Hintergrund stellte die Zahlung einer Rechnung eine Pflichtverletzung des Verwalteramts dar. Auch die faktische Verwalterin hätte prüfen müssen, ob die Voraussetzungen für die Rechnungslegung vorlagen.

 

Ein derartiger Schadensersatzanspruch besteht nicht, wenn der Gemeinschaft durch diese Beauftragung der Pflege und der Zahlung der Kosten eigene Aufwendungen erspart geblieben wären. Dies ist dann der Fall, wenn die Gartenpflege hätte beauftragt und gezahlt werden müssen. Da die betroffene Fläche aber nicht Gemeinschaftseigentum war, sondern es sich offensichtlich um ein Nachbargrundstück handelte, sind der Gemeinschaft keine Aufwendungen erspart geblieben.

Der faktische Verwalter wandte dagegen ein, dass die Wohnungseigentümer die Fläche nutzten und vor alle die Wege. Es bestünden Wege-Rechte. Der BGH hat hier klargestellt, dass solche Wegerechte nicht automatisch dazu führen, dass die Gemeinschaft für die Pflege dieses Parks aufkommen müsse.

Im Talk geht Michael Schmidt zudem auf angrenzende Fragen ein: Wie wäre der Fall zu bewerten, wenn tatsächlich ein Vertrag mit der Gemeinschaft bestanden hätte? Was gilt, wenn der Verwalter seine Kompetenzen überschreitet, etwa bei einer Instandsetzungsmaßnahme oberhalb seines Bestellungsrahmens? Und kann sich eine Gemeinschaft, die selbst einen entsprechenden Beschluss gefasst hat, hinterher noch darauf berufen, zu der Maßnahme gar nicht verpflichtet gewesen zu sein? In all diesen Konstellationen kommt die sogenannte Differenzmethode zum Tragen: Verglichen wird, was der Gemeinschaft bei ordnungsgemäßem Verhalten entstanden wäre, mit dem tatsächlich entstandenen Schaden.

Hier ist zu differenzieren: Haben die Parteien mal einen Verwaltervertrag mit Vergütungsabrede abgeschlossen oder nicht?

Wenn ja und der ursprüngliche Verwaltervertrag mit Ablauf der Bestellung in aller Regel ebenfalls beendet ist oder aus anderen Gründen (wie einer Anfechtung) unwirksam wurde, gilt: Der faktische Verwalter kann nur noch die “übliche Vergütung“ verlangen – unabhängig davon, was zuvor vertraglich vereinbart war. Besonders bei komplexen Gemeinschaften mit individuell ausgehandelten Verträgen oder Stundenhonoraren für Sonderleistungen kann das zu erheblichen finanziellen Einbußen führen. Im Streitfall muss der Verwalter sogar nachweisen, was überhaupt als üblich gilt – im Zweifel mittels eines Sachverständigengutachtens.

Wenn es keinen Vertrag oder Vertragsentwurf gab, dann erhält der Verwalter nur einen Aufwendungsersatz, also einen Ersatz der ihm durch die Verwaltung entstandenen Kosten (wie für das Porto). Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Eigentümer – ohne Verwaltervertrag – die Gemeinschaft verwaltet. Dieser Eigentümer erhält keine Vergütung.

Für Verwalter bedeutet das Urteil vor allem eines: Wachsamkeit bei Bestellungsfristen. Wer nach Ablauf seiner Bestellung ungeprüft weiterarbeitet, haftet in vollem Umfang – kann aber gleichzeitig bei der Vergütung schlechter dastehen als zuvor. Umso wichtiger ist es, die rechtzeitige Wiederbestellung fest im Blick zu behalten und entsprechend frühzeitig auf die Beschlussfassung hinzuwirken.

Dies ist ein Überblick zu Ihrem konkreten Fall. Fragen Sie Ihren Anwalt – GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH.

Autorin: Katharina Gündel - GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH