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KI in der Immobilienverwaltung: Rechtlich kein Hexenwerk
Beim Einsatz von KI gibt es rechtliche Leitplanken
21.05.2026Ein Beitrag von GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz haben viele Immobilienverwalter ein Störgefühl. Darf ich die Vorteile so einfach nutzen oder laufe ich Gefahr, rechtliche Grenzen zu überschreiten und muss ich womöglich Strafen und Bußgelder befürchten und werde ich von meinen Eigentümern oder Mietern verklagt?
Die „Gute Nachricht zuerst“: Ja, Sie dürfen die KI zu Ihrem Vorteil nutzen. Und die schlechte Nachricht? Im Grunde gibt es keine. Sie müssen lediglich auf bestimmte rechtliche Leitplanken achten und können dann loslegen.
Im ersten Schritt müssen Sie dafür sorgen, dass Sie eine „abgeschirmte“ KI-Blase nutzen. Letztlich ist das ein Teil einer großen KI, der ausschließlich für Sie reserviert ist. Daten, die dort reinkommen, sind ausschließlich Ihre Daten und auch nur Sie können auf diese Daten zugreifen. Es besteht dann keine Gefahr, dass diese Daten unerlaubt abfließen.
Im nächsten Schritt müssen Sie einen passenden Anbieter finden. Den gibt es innerhalb der EU aber gerade auch in den USA. Ein Anbieter in der EU unterliegt der europäischen Regelung DSGVO. Bei einem Anbieter in den USA muss sichergestellt sein, dass dieser sich bestimmten Regeln unterworfen hat und diese einhält – dann ist auch mit diesem Anbieter eine Zusammenarbeit möglich.
Haben Sie den Anbieter gefunden, der zu Ihnen, Ihrer Firma, Ihrer Software, Ihren Mitarbeitern passt, dann brauchen Sie noch einen passenden Auftragsverarbeitungsvertrag. Dieser regelt, dass der Anbieter die Daten nur in Ihrem Sinne verarbeiten darf. Meist wird dieser Vertrag automatisch bei der Beauftragung über das Setzen eines Häkchens geschlossen. Laden Sie ihn runter und speichern Sie ihn.
Machen Sie sich dann klar, welche Daten Sie in welchem Prozess verarbeiten und suchen Sie dann nach der passenden Rechtsgrundlage. Diese Rechtsgrundlage kann beispielsweise Ihr berechtigtes Interesse sein - effizientere Bearbeitung und Zeitersparnis. Aber auch ein Gesetz, ein Vertrag oder eine Einwilligung wären als Rechtsgrundlage möglich. Dokumentieren Sie dann alles in einem Verfahrensverzeichnis und informieren Sie die Betroffenen über Ihre Datenverarbeitung (sinnvollerweise standardisiert über Ihre Homepage) – und legen Sie los.
Ein praktisches Beispiel ist die Erstellung des Protokolls einer Eigentümerversammlung mittels KI. Wenn Sie hier ein passendes Tool auswählen, dass sofort den Text erstellt und keine Speicherung von Tonaufnahmen vornimmt – sind Sie sofort startklar. Weitere Details beim VDIV-Verwaltertag im September – ich freue mich auf Ihre Fragen.
Autor: Rechtsanwalt Steffen Groß