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10.000 Rechnungen im Jahr – Wo der größte Zeithebel in der Hausverwaltung liegt
Warum die Rechnungsbearbeitung oft unbemerkt Zeit frisst – und wie gezielte Automatisierung sofort Wirkung zeigt
18.03.202610.000 Rechnungen im Jahr – und keiner merkt, wie viel Zeit verloren geht
Viele Hausverwaltungen bearbeiten jedes Jahr tausende Rechnungen 5.000. 8.000. oder sogar 10.000. Und jede einzelne läuft durch den gleichen Prozess: Sie wird geprüft, zugeordnet, weitergeleitet, freigegeben, gebucht.
Klingt normal. Ist es auch.
Und genau hier passiert das, was vielen Geschäftsführern zunächst nicht bewusst ist: Diese vielen kleinen Schritte summieren sich zu einem enormen Zeitaufwand.
Eine Rechnung dauert 15 Minuten. Klingt nicht viel.
Ingo Wagner (DerdigitaleVerwalter) misst solche Prozesse in der Praxis. Mit der Stoppuhr. Und plötzlich wird sichtbar, was im Alltag niemand sieht:
Eine Rechnung braucht oft rund 15 Minuten.
Jetzt die einfache Rechnung: 10.000 Rechnungen × 15 Minuten = 150.000 Minuten pro Jahr
Das sind:
- 2.500 Stunden
- über 300 Arbeitstage
- mehr als ein kompletter Mitarbeiter
Und jetzt kommt der entscheidende Punkt: Das fällt im Alltag niemandem auf. Was im Einzelfall nach wenigen Minuten aussieht, wird über das Jahr hinweg zu hunderten Stunden.
Zeit, die im Alltag fehlt – für Führung, Organisation und Weiterentwicklung.
Und jetzt wird es wirklich spannend
Durch gezielte Prozessoptimierung und Automatisierung reduziert Ingo diesen Aufwand auf: ca. 1,5 Minuten pro Rechnung
Die gleiche Rechnung. Der gleiche Inhalt. Aber ein völlig anderer Prozess.
Neue Rechnung: 10.000 × 1,5 Minuten = 15.000 Minuten
Das sind: 250 Stunden statt 2.500 Stunden. Eine Ersparnis von: 2.250 Stunden pro Jahr
Oder anders gesagt: Ein Mitarbeiter arbeitet einen ganzen Monat weniger nur an Rechnungen.
Nicht, weil er weg soll. Sondern weil er endlich Zeit hat für die Dinge, die wirklich wichtig sind.
Und jetzt kommt die unbequeme Wahrheit
Die meisten Hausverwaltungen könnten das heute schon. Die Tools sind da. Die Software kann das.
Aber: „Das kann unsere Software nicht.“ „So arbeiten wir halt.“ „Unser Prozess ist halt so.“ Das Problem ist selten die Technik. Das Problem ist der Prozess.
Oder genauer: Dass man ihn nie hinterfragt hat.
Klick, klick, klick – statt Automatisierung
Viele arbeiten sich täglich durch ihre Systeme. Dabei könnte die Software genau diese Schritte übernehmen. Aber häufig werden Funktionen werden nicht genutz, Möglichkeiten sind nicht bekannt und Prozesse sind historisch gewachsen
Und genau deshalb bleibt alles, wie es ist.
Es geht nicht nur um Rechnungen
Rechnungen sind nur ein Beispiel. Die gleichen Muster finden sich überall:
- Kündigungen von Mietern
- Schadenprozesse
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen
- Kundenkommunikation
Immer wieder die gleichen Abläufe. Immer wieder die gleichen Schritte.
Und damit auch immer wieder der gleiche Zeitverlust
Kleine Eingriffe. Große Wirkung.
Der entscheidende Punkt aus den Verwalter Talks: Es braucht keinen großen Umbau. Keine neue Software. Keine riesigen Projekte.
Sondern: Gezielte Eingriffe in einzelne Prozesse
Wenn man die richtigen Stellen identifiziert, passiert Folgendes:
- Abläufe werden kürzer
- Abstimmungen reduzieren sich
- Fehlerquellen sinken
- Mitarbeiter werden entlastet
Und plötzlich entsteht etwas, das im Alltag oft fehlt: Zeit
Der entscheidende Gedanke
Wenn Sie sich an einer Stelle wiedererkennen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es noch mehr solcher Prozesse in Ihrem Unternehmen gibt.
Und genau dort liegt Ihr Potenzial.
Der nächste Schritt: Wir verdoppeln Ihren Gewinn
Genau hier setzt das Projekt „Wir verdoppeln Ihren Gewinn“ von LEWENTO an.
Nicht mit einem Komplettumbau. Sondern mit einer einfachen Frage:
Wo liegt der größte Hebel in Ihrem Unternehmen?
Zum Beispiel: Die Rechnungsbearbeitung. Wenn dieser Hebel identifiziert ist, wird genau an dieser Stelle angesetzt. Gemeinsam mit spezialisierten Partnern.
Ein Beispiel:
Ingo Wagner (DerdigitaleVerwalter), der genau solche Prozesse analysiert und automatisiert.
Nicht alles verändern.
Sondern die entscheidende Stelle verbessern.
Denn oft reicht genau das, um Zeit zurückzugewinnen, Mitarbeiter zu entlasten und die Wirtschaftlichkeit spürbar zu verbessern
➡️ Mehr über das Projekt „Wir verdoppeln Ihren Gewinn“ erfahren:
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Noch ein anderer Hebel: Zeit sparen im Alltag
Viele dieser Zeitverluste entstehen auch bei der täglichen Recherche.
Mit den LEWENTO Abo-Modellen sparen Sie Zeit bei der Recherche und schaffen einen einheitlichen Wissensstandard in Ihrer Verwaltung.