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Was verbrauchen und zahlen meine Nachbarn?
Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen in der WEG
08.02.2023
Nachdem wir in den letzten Wochen über Energie und Immobilienrecht berichtet haben, soll es heute um Datenschutz und Immobilienrecht gehen. Der Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten aus Sachsen für das Jahr 2021 widmet sich dem Thema „Bereitstellung von Abrechnungsunterlagen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft“. Dieses Thema ist alltäglich und zeigt, dass bei üblichen Verwaltungstätigkeiten datenschutzrechtliche Belange zu beachten sind. Worum ging es?
Beschwerde eines Eigentümers
Ein Eigentümer hat sich über folgenden Sachverhalt beschwert:
Die Hausverwaltung hatte allen Eigentümern eine E-Mail geschickt, mit der diese über die Jahresabrechnung für das Jahr 2020 informiert wurden. Die E-Mail enthielt neben einem Link zu einem Internetportal auch direkt aufrufbare PDF-Dokumente, die jeweils mit einer fortlaufenden Nummer sowie dem jeweiligen Eigentümernamen bezeichnet waren. Diese waren nach Anmeldung in einem Internetportal für jeden der über 60 Eigentümer abrufbar und gewährten einen Zugriff auf sämtliche Abrechnungsunterlagen (Einzelabrechnungen nebst Heizungs- und Wasserabrechnung) aller Wohnungseigentümer. Die Verwaltung berief sich gegenüber der Behörde als Verteidigung auf § 18 Abs. 4 WEG als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Die Behörde hat die Fragestellung dem Arbeitskreis der Datenschutzaufsichtsbehörden vorgelegt. Dort wurde eine Rechtsgrundlage gesucht und nicht gefunden.
Es geht also zunächst um § 18 Abs. 4 WEG. Danach können Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. § 18 Abs. 4 WEG sei aber keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für den ungefragten Versand aller Abrechnungsunterlagen, denn nur auf Verlangen des Eigentümers wären hier die Unterlagen zur Einsicht bereitzustellen und nicht anlasslos. Diese Ansicht der Datenschützer ist vor dem Hintergrund der Datensparsamkeit nicht von der Hand zu weisen.
Auch das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 UA 1 Buchstabe f) DS-GVO) sei keine Rechtsgrundlage für die Offenlegung der Daten. Der Hausverwalter habe kein berechtigtes Interesse; die Zurverfügungstellung der Unterlagen sei auch nicht erforderlich.
Diese Erwägungen passen nicht so ganz. Denn es kommt zum einen nicht (nur) auf das berechtigte Interesse der Hausverwaltung an, sondern auf das der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Diese hat ein berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Beschlussfassung über die Abrechnung. Wenn es also WEG-rechtlich erforderlich ist, dass die Unterlagen den Eigentümern zur Verfügung gestellt werden, dann wirkt dies auf das Datenschutzrecht durch. Welche Unterlagen mitversandt werden müssen, ist im Einzelnen umstritten. Meist wird davon ausgegangen, dass die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnung des jeweiligen Eigentümers beigefügt werden müssen. Um sicher zu sein, dass die erforderlichen Unterlagen versandt wurden, ist es sinnvoll, alle Unterlagen zu versenden. Dies hat im Gegensatz zu den Erwägungen der Sächsischen Datenschutzbeauftragten in die Abwägung einzufließen.
Die Gemeinschaft ist darüber hinaus keine anonyme Gemeinschaft. Jeder kennt die Namen der anderen Eigentümer und darf diese auch kennen. Schließlich haften alle Eigentümer gemeinsam.
Hier haben wir zu Ihrer Fortbildung ein Video zum Thema "Miete und Datenschutz".
Das LDA Bayern hat im Gegensatz zu den Kollegen in Sachsen die Weitergabe der Daten auch als erforderlich angesehen. In deren Tätigkeitsbericht 2017/2018 heißt es: „In einer Eigentümergemeinschaft ist die Bekanntgabe von Einzelabrechnungen an alle Eigentümer erforderlich.“…“Es liegt mithin in der rechtlichen Konstruktion der Eigentümergemeinschaft begründet, dass jeder Eigentümer über alle Einzelabrechnungen informiert werden muss.“ … „Die Eigentümergemeinschaft muss im Übrigen auch in der Lage sein, den Ausgleich etwaiger Beitragsrückstände einzelner Eigentümer nötigenfalls gerichtlich durchzusetzen, was einen Beschluss der Eigentümer erfordert (§ 27 Abs. 3 S. 1 Nr. 7 WEG) und somit ebenfalls voraussetzt, dass die einzelnen Eigentümer über die Einzelabrechnungssalden informiert werden.“
Tipp:
Wir empfehlen derzeit folgendes Vorgehen, damit sowohl die datenschutzrechtlichen als auch die WEG-rechtlichen Vorgaben eingehalten werden:
- Mit der Einladung wird die Gesamtjahresabrechnung und die Einzelabrechnung des jeweiligen Eigentümers mitversandt (gern auch elektronisch, soweit vereinbart)
- Außerdem wird der Link mitversandt, mit dem die weiteren Unterlagen abgerufen werden können. Dazu dann der Satz: „Wir haben die Jahresabrechnungen und die Abrechnungsunterlagen und –belege zusammengestellt und hier zur Einsicht vorbereitet. Wenn Sie diesen Link betätigen, gehen wir davon aus, dass Sie insoweit Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen."
Uns ist bewusst, dass dieses Vorgehen die meiste Arbeit macht. Es wird auch vereinzelt vertreten, dass es ausreicht, wenn der Link versandt wird und Eigentümer so auf Ihren Daten zugreifen können. Hier sehen wir aber die tatsächliche Schwierigkeit, dass nicht alle Eigentümer über Portale kommunizieren wollen. Daher dürfte dieses Vorgehen das „sicherste“ sein.
Autorin: Katharina Gündel, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Bildnachweis: Pixabay