In vielen Unternehmen werden Mitarbeiterdaten auf den Homepages veröffentlicht. Potentielle Kunden haben die Möglichkeit sich ein Bild von den Ansprechpartnern zu machen. Damit werden Unternehmen nahbar und sympathischer. Auch auf unserer Homepage waren lange Fotos, Namen und Kontaktdaten aller Mitarbeiter zu sehen. Im Zuge eines besonderen Räumungsrechtsstreits äußerten unsere Mitarbeiter aber, dass sie nicht mehr auf der Homepage gesehen werden wollen. Wie ist dies datenschutzrechtlich zu beurteilen? Welche Daten dürfen veröffentlicht werden und welche nicht? Darf der Mitarbeiter mitreden?

Wenn über Informationen über die Beschäftigten auf der Homepage berichtet wird, muss zweierlei unterschieden werden.

- Welche Funktion hat der/die Beschäftigte im Unternehmen?

- Welche Daten werden veröffentlicht, Kontaktdaten oder Bilder?

Ein Mitarbeiter, der als Ansprechpartner für Kunden oder andere Personen dienen soll, oder der eine andere besondere Funktion innehat und in dieser Eigenschaft nach Außen auftritt, ist ein sogenannter Funktionsträger. Diese Mitarbeiter sollen von Draußen gefunden werden, damit mit ihnen Kontakt aufgenommen werden kann. Die Angabe von Namen, Funktion und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse auf allgemein zugänglichen Quellen dient damit der Erfüllung des Arbeitsvertrags. Diese Veröffentlichung ist daher von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1b DS-GVO gedeckt. Das bedeutet, dass die betroffenen Mitarbeiter nicht gefragt werden müssen. Eine Einwilligung für diese Veröffentlichung ist nicht erforderlich.

Anders ist dies bei der Veröffentlichung von Daten von so genannten Nicht-Funktionsträgern, wie Schreibkräften oder Pförtnern. Für die Erfüllung ihrer Funktion im Unternehmen ist es eben nicht erforderlich, dass ihre Namen oder gar ihre Kontaktdaten bekannt gegeben werden.

Zwar üblich, aber doch besonders problematisch, ist die Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage. Damit werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, wie Hautfarbe also biometrische Daten oder bei Brillenträgern Gesundheitsdaten. Diese Verarbeitung ist in der Immobilienverwaltung nicht vom Arbeitsvertrag gedeckt. Als Rechtsgrundlage kommt hier nur die Einwilligung in Betracht.

Früher war es umstritten, wurde aber durch § 26 Abs. 2 S. 2 und Abs. 3 BDSG klargestellt. Die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten und auch der besonderen Kategorien dieser Daten ist auch im Beschäftigtendatenschutz möglich. Die Einwilligung muss vor der Veröffentlichung eingeholt werden. Sie muss schriftlich oder in elektronischer Form erklärt werden. Es muss eine „informierte“ Einwilligung vorliegen, das heißt der Beschäftigte muss genau erfahren, wo das Foto wie veröffentlicht wird, und er muss über seine Widerrufsmöglichkeit informiert werden.

Problematisch ist hier die Frage der Freiwilligkeit, denn das Arbeitsverhältnis ist von der Über- bzw. Unterordnung geprägt. Allein die Frage nach dem Einverständnis mit der Veröffentlichung kann bei Beschäftigten schon Druck aufbauen. Daher sollten Arbeitgeber immer darauf achten, dass sie klarstellen, dass die Einwilligung freiwillig ist und keine Konsequenzen bei der Verweigerung der Einwilligung drohen. Nach § 26 Abs. 2 BDSG kann Freiwilligkeit insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und die beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen. Eine Vereinbarung dahingehend, dass der Arbeitgeber professionelle Fotos auf seine Kosten für die Homepage anfertigen lässt und der Arbeitnehmer diese auch privat verwenden darf, spricht für eine Freiwilligkeit der Einwilligung. Auch die Einräumung einer Überlegungsfrist oder die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihr Profil selbst gestalten, spricht für die Freiwilligkeit.

Auch nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses treffen den Arbeitgeber als Verantwortlichen die Pflichten aus der DS-GVO bzw. dem BDSG. Mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses dürfte auch die Einwilligung entfallen, daher sind die Fotos von den Websites zu entfernen. Bei Gruppenbildern oder Werbefilmen kann dies schwierig werden. Wenn ein Foto aber auch ein Werbefilm ausnahmsweise keinen Bezug zur Persönlichkeit aufweist, kann von einer Löschung abgesehen werden. Dies ist aber eine Ausnahme. Bejaht wurde diese Ausnahme für ein Gruppenfoto von 33 Mitarbeitern in der Rubrik „Über uns“ nach dem Ausscheiden eines einzelnen Mitarbeiters. Das ist aber eine Einzelfallentscheidung, die bereits vor Inkrafttreten der DS-GVO getroffen wurde. Das Recht am eigenen Bild dürfte meist die Interessen des (ehemaligen) Arbeitgebers überwiegen. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass jede betroffene Person verlangen kann, das Fotos von ihr von der Homepage entfernt werden.

Namen und Kontaktdaten von Funktionsträgern dürfen auf Homepages veröffentlicht werden, auch ohne dass diese Personen eingewilligt haben.

Fotos von Mitarbeitern dürfen nur nach vorheriger Einwilligung veröffentlicht werden.

Von der Verwendung von Gruppenfotos sollte abgesehen werden.

Autor: GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

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