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Digitale Eigentümerversammlung & DSGVO
Welche Standards muss eine App erfüllen, damit digitale Eigentümerversammlungen rechtssicher sind?
01.02.2026Bereits seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Dezember 2020 ist es möglich, Wohnungseigentümern die Teilnahme an Eigentümerversammlungen per Online-Zuschaltung zu ermöglichen (sogenannte hybride Eigentümerversammlungen).
Mit der Einführung des § 23 Abs. 1a WEG im Oktober 2024 wurde der rechtliche Rahmen nochmals erweitert: Eigentümerversammlungen können seitdem unter bestimmten Voraussetzungen auch rein virtuell abgehalten werden.
Für Hausverwaltungen eröffnet das neue Handlungsspielräume im Arbeitsalltag. Gleichzeitig steigen jedoch die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen, insbesondere im Datenschutz.
Digitale Eigentümerversammlungen: Datenschutz als zentrale Verantwortung
Bei der Durchführung digitaler oder virtueller Eigentümerversammlungen werden personenbezogene Daten der Wohnungseigentümer verarbeitet. Dazu zählen unter anderem:
• Video- und Audiodaten
• Namen, Stimmen und Wortmeldungen
• ggf. Abstimmungsverhalten
• technische Verbindungsdaten
Hausverwaltungen tragen hierbei eine besondere Verantwortung. Sie müssen sicherstellen, dass die eingesetzten Apps und Systeme die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten und die Daten der Eigentümer angemessen geschützt werden.
Gerade im Arbeitsalltag stellt sich daher nicht die Frage, ob digitale Eigentümerversammlungen möglich sind – sondern unter welchen Voraussetzungen sie rechtssicher durchgeführt werden können.
Welche Anforderungen muss eine App für digitale Eigentümerversammlungen erfüllen?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind insbesondere folgende Standards entscheidend:
1. Datensicherheit der Kommunikationsinhalte
Die Übertragung von Bild- und Toninhalten muss technisch abgesichert sein. Dazu gehören u.a. geeignete Verschlüsselungsverfahren sowie Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff.
2. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
Apps sollten so konzipiert sein, dass sie bereits in der Grundeinstellung datenschutzkonform genutzt werden können („Privacy by Default“). Funktionen, die datenschutzrechtlich sensibel sind, dürfen nicht automatisch aktiviert sein.
3. Transparente Datenverarbeitung
Für Eigentümer muss nachvollziehbar sein, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Entsprechende Informationspflichten müssen erfüllt werden können.
4. Datenschutzkonformes Vertragswerk
Wird eine App eines externen Anbieters genutzt, ist insbesondere das Vertragsverhältnis relevant. In vielen Fällen ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich, der den Umgang mit personenbezogenen Daten klar regelt.
5. Klare Verantwortlichkeiten
Hausverwaltungen müssen jederzeit wissen, welche datenschutzrechtlichen Pflichten sie selbst treffen und welche Verpflichtungen beim jeweiligen Anbieter liegen.
Nur wenn diese Standards eingehalten werden, können digitale Eigentümerversammlungen rechtssicher durchgeführt werden.
Warum Zertifizierungen Orientierung geben können
Für Hausverwaltungen ist es im Alltag oft schwer, Apps und digitale Lösungen eigenständig umfassend datenschutzrechtlich zu prüfen. Technische Details, Vertragswerke und datenschutzrechtliche Feinheiten lassen sich ohne juristische Spezialisierung kaum zuverlässig bewerten.
Aus diesem Grund können standardisierte Prüfverfahren und Zertifizierungen eine wichtige Orientierung bieten. Sie machen transparent, ob eine App anhand definierter Kriterien geprüft wurde und die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt.
Wichtig ist dabei:
Eine Zertifizierung ersetzt nicht die Verantwortung der Hausverwaltung – sie hilft jedoch, informierte und sichere Entscheidungen zu treffen.
Datenschutzprüfung durch die GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Vor diesem Hintergrund führt die auf Immobilienrecht und Datenschutz spezialisierte GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH datenschutzrechtliche Prüfungen von Apps für digitale Eigentümerversammlungen durch.
Geprüft werden dabei Apps,
• die in bestehende Immobilienverwaltungssoftware integriert sind, sowie
• eigenständige Lösungen für digitale oder virtuelle Eigentümerversammlungen.
Der Prüfprozess basiert auf klar definierten datenschutzrechtlichen Kriterien. Bei erfolgreichem Abschluss wird ein zeitlich begrenztes Prüf-Zertifikat vergeben.
Der Prüfprozess steht grundsätzlich allen interessierten Immobilienverwaltungen und Softwareunternehmen offen.
Aktuell geprüfte und zertifizierte Anbieter
Aktuell geprüfte Anbieter finden Sie im Register geprüfter Apps für digitale Eigentümerversammlungen.
Fazit: Rechtssicherheit entsteht durch Standards – nicht durch einzelne Tools
Digitale Eigentümerversammlungen bieten Hausverwaltungen neue Möglichkeiten, stellen sie jedoch zugleich vor erhöhte rechtliche Anforderungen. Entscheidend ist nicht die einzelne App, sondern die konsequente Orientierung an klaren Datenschutz- und Rechtsstandards.
LEWENTO unterstützt Hausverwaltungen dabei, im Arbeitsalltag sicher und rechtssicher zu entscheiden durch praxisnahe Einordnung, verständliche Orientierung und kontinuierlich aktuelles Fachwissen rund um WEG-Recht, Datenschutz und Verwaltungsalltag.
Autor: LEWENTO GmbH & Tanja Zerull, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH