Kopie der Daten (Art. 15 DS-GVO)

Kopie der Daten (Art. 15 DS-GVO)

Muss ich wirklich noch meine Verträge aufbewahren?

24.01.2024
Immer mehr Unternehmen (Legal Tech) und Anwaltskanzleien spezialisieren sich darauf, Auskunftsansprüche nach Art. 15 DS-GVO geltend zu machen und dann eine Kopie der Daten zu verlangen, wobei Auskunft und Datenkopie gegenüber der betroffenen Person erbracht werden sollen. Eine der interessanten Fragen in diesem Zusammenhang ist die Frage nach der Datenkopie. Welche Daten und/oder Dokumente sind davon umfasst? Hierzu hat der EuGH entschieden(?).

Grundsätzliches

Art. 15 DS-GVO regelt das Auskunftsrecht der Betroffenen. Sinn des Auskunftsrechts ist es, den Betroffenen zu ermöglichen, die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung zu prüfen. 
Das Auskunftsrecht ist zweistufig. Zunächst hat eine betroffene Person Anspruch auf Auskunft darauf, ob Daten verarbeitet werden. In einem ersten Schritt sollte daher geklärt werden, wer anfragt und ob die anfragende Person identifiziert werden kann. Wenn das geklärt ist, ist zu prüfen, ob personenbezogene Daten dieser Person verarbeitet werden. Wenn dies nicht der Fall ist, muss eine Negativauskunft erteilt werden. In der zweiten Stufe ist dann über die Daten zu beauskunften und dann nach Art. 15 Abs. 3 DS-GVO eine Datenkopie zu erteilen. 

Umfang der Datenkopie

Die Frage, ob nur eine Kopie der Daten (Bsp.: Name – Gündel, Vornahme – Katharina usw.) oder auch eine Kopie der Dokumente, wo der Name vorkommt (Bsp.: Mietvertrag, die Betriebskostenabrechnungen, die Mängelmeldungen, die Mieterhöhungen usw.) herausgegeben werden müssen, ist unklar.

Der EuGH hat sich dazu geäußert (Urteil vom 4.5.2023):
Einfach ausgedrückt: Es geht um die Kopien der Daten. Wenn aber diese reinen Datenkopien nicht verständlich sind, um zu prüfen, ob die Datenverarbeitung rechtmäßig ist, sind die gesamten Dokumente, die die Daten enthalten zu kopieren. Diese Aussage hilft uns nicht weiter. Es besteht die erhebliche Gefahr, dass die deutschen Gerichte eine Kopie der Dokumente für erforderlich halten.

Dies gilt auch vor dem Hintergrund der Entscheidung des EuGHs vom 26.10.2023, wonach der Auskunftsanspruch auch dann besteht, wenn es dem Betroffenen gar nicht um den Datenschutz geht, sondern er einfach eine Kopie des Mietvertrags haben möchte, weil er seine verlegt hat. Im dem vom EuGH entschiedenen Fall ging es nicht um Mieterakten, aber um eine Patientenakte. Der Generalanwalt wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass jede Art der Zusammenfassung von Daten fehleranfällig ist und damit den Auskunftsanspruch nicht erfüllt. Daher soll eine originalgetreue und verständliche Reproduktion aller dieser Daten überlassen werden.

In beiden Urteilen stellt der EuGH klar, dass der Auskunftsanspruch weit auszulegen ist, denn es geht um die Rechte der betroffenen Personen. Diese Betroffenenrechte sind der Kern des Datenschutzrechts. Es geht um den Schutz natürlicher Personen und um das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Grenzen

Grenzenlos ist dieses Recht jedoch nicht. Vor der Herausgabe vollständiger Akten und Dokumente sind die Grenzen des Auskunftsrechts zu prüfen. Eine Verweigerung des Rechts auf Kopie ist nämlich möglich, wenn Rechte und Freiheiten Dritter entgegenstehen oder Geschäftsgeheimnisse oder bei rechtsmissbräuchlichem Verhalten der betroffenen Person, wobei an die Annahme des Rechtsmissbrauchs hohe Anforderungen zu stellen sind.

Öfter wird es Fälle von entgegenstehenden Rechten Dritter geben. Wenn sich beispielsweise ein Nachbar über den anderen beschwert, dürfen dessen Daten nur herausgegeben werden, wenn die Beschwerde nicht der Wahrheit entspricht. Wenn hier falsche Behauptungen gemacht werden, dürfen die Daten benannt werden, denn dann sind die Interessen eben nicht so schützenswert. Daher ist die Akte tatsächlich durchzuschauen, ob auch Daten anderer Personen (auch Ihrer Mitarbeiter) betroffen sind und deren Interesse an der Geheimhaltung überwiegt. In dem Fall scheidet eine Herausgabe aus.

Fazit

Für Sie als betroffene Personen: Wenn mal ein Vertrag abhandengekommen ist, machen Sie den Auskunftsanspruch und den Anspruch auf Datenkopie nach Art. 15 DS-GVO geltend. Dennoch sollten Sie Originalverträge immer dann aufbewahren, wenn rechtlich eine bestimmte Form vorgeschrieben ist oder schlicht immer, um Ihre Version der vertraglichen Unterlagen zu behalten (oft streiten wir um die Echtheit und den Inhalt einer Urkunde).

Für Sie als Unternehmer: Verarbeiten Sie so wenig Daten wie möglich, dann kann dem Auskunftsersuchen von Betroffenen auch gelassen entgegengesehen werden. Vor Herausgabe einer Kopie der gesamten Mieterakten sind hier entgegenstehende Rechte Dritter zu prüfen und dann auch zu beachten.

Autorin: Katharina Gündel, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Bildnachweis: Pixabay

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