Zum Umgang mit Kontaktdaten innerhalb der WEG

Für den WEG-Verwalter stellt sich aber häufig die Frage, in welchem Umfang Kontaktdaten von Miteigentümern gegenüber anderen Eigentümern offengelegt werden dürfen oder müssen. Praxisrelevant ist die Thematik zur Offenlegung von Kontaktdaten von Miteigentümern insbesondere bei der Herausgabe der vom WEG-Verwalter zu führenden Eigentümerliste sowie bei der Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft mit offenem E-Mail-Verteiler. Zunächst betrachten wir dies datenschutzrechtlich und dann WEG-rechtlich. Dann versuchen wir beides unter einen Hut zu bringen.

Aufgrund des gemeinschaftsinternen Schuldverhältnisses, welches gegenseitige Rechte und Pflichten begründet, muss jeder Eigentümer grundsätzlich in der Lage sein, seine gegenüber einem anderen Eigentümer bestehenden Ansprüche (ggf. auch gerichtlich) zu verfolgen. Daraus leitet sich jedenfalls ein berechtigtes Interesse jedes Wohnungseigentümers ab, Name und (ladungsfähige) Anschrift seiner Miteigentümer zu erfahren. Datenschutzrechtlich beruht die Offenlegung von Eigentümerdaten damit auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Was sonstige Kontaktdaten, wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse anbelangt, kommen die bislang vorliegenden Stellungnahmen von Aufsichtsbehörden zu dem übereinstimmenden Ergebnis, dass die Weitergabe dieser Daten für die Auseinandersetzung der Miteigentümer untereinander nicht erforderlich ist, weswegen diese Kontaktdaten nur mit entsprechender Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) des betroffenen Eigentümers weitergegeben werden dürfen.

Zuletzt hat hierzu die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte im Tätigkeitsbericht Datenschutz 2023 unter Ziffer 2.2.16 festgestellt, dass die Weitergabe von elektronischen oder telefonischen Kontaktdaten nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig ist. Zu demselben Ergebnis gelangte auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht im Tätigkeitsbericht 2017/2018 unter Ziffer 18.3 sowie der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg im Tätigkeitsbericht 2019 unter Ziffer 9.4.

Der Umfang der unter Miteigentümern auszutauschenden Kontaktdaten kann auch nicht durch einen Beschluss erweitert werden. Ein derartiger Beschluss wäre (unabhängig von seiner zivilrechtlichen Wirksamkeit) jedenfalls gegenüber dem einzelnen Eigentümer nicht bindend. Dies deswegen, weil es sich beim Recht auf informationelle Selbstbestimmung, das die Grundlage von allen datenschutzrechtlichen Vorschriften ist, um ein höchstpersönliches Recht handelt, welches nicht durch einen mehrheitlichen Beschluss eingeschränkt werden kann. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat zu einer entsprechenden Beschlussfassung im Tätigkeitsbericht 2015/2016 unter Ziffer 18.1 deswegen festgestellt, dass der einzelne Eigentümer „trotz eines solchen Beschlusses weiterhin das Recht [hat], vom Verwalter zu verlangen, seine E-Mail-Adresse nicht mehr in das cc-Feld zu setzten uns sie damit nicht mehr an die anderen Eigentümer zu übermitteln.“. 

Bei Diskussionen oder Auseinandersetzungen innerhalb der Eigentümergemeinschaft taucht häufig die Frage auf, ob der WEG-Verwalter eine E-Mail, in der z.B. auf einen abzuhelfenden Missstand hingewiesen wird, unter Offenlegung der Identität des Verfassers an andere Eigentümer weiterleiten darf. 

Datenschutzrechtlich richtet sich die Zulässigkeit für die WEG-interne Weiterleitung von E-Mails ebenfalls nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, womit es von dem Ergebnis einer Interessenabwägung im Einzelfall abhängt, ob eine E-Mail im konkreten Fall weitergeleitet werden darf oder nicht. Abwägungskriterien können z.B. der Umstand sein, dass die Akteure zu einer bestimmten Thematik innerhalb der Gemeinschaft ohnehin bekannt sind oder, dass die Thematik nicht geeignet ist, um den Absender zu stigmatisieren o.ä. (z.B. bei Vorschlägen zur Farbwahl oder Hofgestaltung etc.).

Hinsichtlich der Offenlegung der E-Mail-Adresse des Absenders gelten allerdings dieselben Grundsätze wie für die Weitergabe von elektronischen und telefonischen Kontaktdaten allgemein, d.h. die Weitergabe ist im Regelfall nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig. Im Zweifel muss deswegen die Absenderadresse vor der Weiterleitung der E-Mail unkenntlich gemacht werden.

Die vom WEG-Verwalter zu führende Eigentümerliste sollte grundsätzlich nur Name und Anschrift der Eigentümer aber keine weiteren Kontaktdaten enthalten. Außerdem Achtung bei der Weitergabe von E-Mail-Adresse und Telefonnummer auch im Rahmen der internen elektronischen Kommunikation, denn diese ist im Regelfall nur mit der Einwilligung des betroffenen Eigentümers zulässig.

Eine Einwilligungslösung muss die Voraussetzungen von Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 4 Nr. 11, Art. 7 DSGVO erfüllen, d.h. der Betroffene muss vor der Erteilung seiner Einwilligung u.a. über den Zweck und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sowie über seine Betroffenenrechte informiert werden. Die Erteilung der Einwilligung sollte außerdem schriftlich erfolgen, um die Einhaltung der Datenverarbeitungsgrundsätze nachweisen zu können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

§ 18 Abs. 4 WEG (neu) bestimmt, dass jeder Eigentümer einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen hat. Das bedeutet – vereinfacht ausgedrückt – jeder Eigentümer darf alles wissen, was in der WEG vor sich geht. Allerdings muss er dazu zunächst den Anspruch bei der GdWE geltend machen, also der Verwaltung sagen, dass er oder sie die Unterlagen einsehen will. Bei analogen Anlagen findet diese Einsichtnahme dann am Ort der Verwaltung statt. Bei elektronischen Unterlagen kann dies selbstverständlich auch über ein Portal erfolgen. Ob und in welchem Umfang hier Schwärzungen vorgenommen werden müssen, ist noch nicht gerichtlich geklärt. 

Jedenfalls ist § 18 WEG nicht mehr so neu und trotzdem haben sich die Datenschutzbehörden nicht mit der doch seit 2020 etwas geänderten Rechtslage auseinandergesetzt. In der alten Rechtslage hatte jeder Eigentümer Ansprüche gegen den Verwalter auf eine Eigentümerliste. Dieser Anspruch war darauf begründet, dass zum Beispiel im Falle einer Anfechtung eines Beschlusses die Klage gegen die übrigen Eigentümer gerichtet werden musste. Diese übrigen Eigentümer waren als Parteien des Rechtsstreits eben auch zu benennen. Das gilt aber nicht mehr. Heute wird die GdWE verklagt. Eigentümer brauchen für die Beschlussklagen keine Eigentümerlisten mehr. Daher meinen wir, dass ein Anspruch auf Übergabe einer solchen Listen nicht (mehr) besteht.

Aber wie ja schon ausgeführt, kann jeder Eigentümer diese Daten aus der Einsicht in die Verwaltungsunterlagen ersehen und damit auch notieren und verwenden.

Eine Eigentümerliste mit Namen und Adressen müssen nicht mehr (WEG), dürfen aber (DSGVO) an die fragenden Eigentümer herausgegeben werden. Alle weiteren Kontaktdaten dürfen nur mit Einwilligung herausgegeben werden (DSGVO). Allerdings empfehlen wir hier in jedem Fall die Eigentümer auf Ihr Einsichtnahmerecht zu verweisen. Wir hoffen mit diesem kurzen Fazit etwas Licht ins Dunkel der Schnittstelle zwischen dem Wohnungseigentumsrecht und dem Datenschutz gebracht zu haben.

Autorinnen: Tanja Zerull und Katharina Gündel, GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Bildnachweis: Pixabay