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Belegeinsicht schlägt Datenschutz
Anspruch auf Einsicht in Betriebskostenbelege und Datenschutz
20.08.2026Ein Beitrag von GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Wer kennt es nicht: Der Mieter verlangt Einsicht in die Belege zur Betriebskostenabrechnung, und irgendwann landet man bei einem Rahmenvertrag – etwa zur Wohngebäudeversicherung –, der gleich mehrere Objekte oder sogar mehrere Wohnungseigentümergemeinschaften umfasst. Schnell ist dann der Einwand zur Hand: „Den können wir aus Datenschutzgründen leider nicht vorlegen." Dass dieser Einwand vor Gericht nicht verfängt, zeigt ein aktuelles Urteil des Amtsgerichts Ettlingen. Für Verwalter und Vermieter ist die Entscheidung gleich in mehrfacher Hinsicht lehrreich – und teuer war sie für den Kläger obendrein.
Der Fall
Der Vermieter verlangte von seiner ehemaligen Mieterin eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung 2023 in Höhe von 683,21 Euro. Die Mieterin machte – vertreten durch den Mieterschutzbund – von ihrem Recht auf Belegeinsicht Gebrauch. Konkret ging es ihr um die Wohngebäudeversicherung. Kein Wunder: Auf der Abrechnung standen Gesamtkosten von rund 25.984 Euro, ihr Anteil belief sich auf 1.285,25 Euro. Das entspricht gut 107 Euro monatlich für eine 92 qm große Wohnung – ein Betrag, den das Gericht als deutlich überdurchschnittlich einordnete.
Die Hausverwaltung übersandte zwar den Versicherungsschein, die Beitragsrechnung und einige Vertragsunterlagen. Doch die Unterlagen passten nicht zusammen: Die Versicherungsnummer auf den Vertragsunterlagen stimmte nicht mit der Vertragsnummer auf der Rechnung überein, und ausgerechnet die Seiten 1 bis 5 des Vertrages – also die individuell ausgehandelten Versicherungsbedingungen – fehlten. Auf Nachfrage hieß es, es handele sich um einen Rahmenvertrag, in dem mehrere Gemeinschaften versichert seien; dieser könne „aus Datenschutzgründen" nicht übersandt werden. Die Mieterin berief sich daraufhin auf ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB und zahlte nicht. Der Vermieter klagte.
Die Entscheidung
Das Amtsgericht Ettlingen wies die Klage als derzeit unbegründet ab – mit voller Kostenlast für den Vermieter.
Das Gericht ruft zunächst die bekannte Linie des BGH in Erinnerung: Zur ordnungsgemäßen Abrechnung nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB in Verbindung mit § 259 BGB gehört, dass der Vermieter dem Mieter auf Verlangen die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen ermöglicht. Und dazu zählen ausdrücklich auch Verträge des Vermieters mit Dritten, soweit sie zur sachgerechten Überprüfung der Abrechnung und zur Vorbereitung von Einwendungen nach § 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB erforderlich sind (BGH, VIII ZR 322/12). Gerade bei Versicherungsverträgen muss der Mieter wissen, welche Gebäudeteile zu welchem Preis versichert sind und welche Leistungen abgedeckt werden. Je höher die umgelegten Kosten, desto größer das Kontrollinteresse.
Diesem Anspruch war der Vermieter nicht nachgekommen. Unvollständige Unterlagen ohne die individuellen Vertragsbedingungen und mit abweichender Versicherungsnummer genügen nicht – es fehlte schlicht der Bezug zwischen Rechnung und Vertrag.
Und der Datenschutz? Hier wird das Gericht deutlich, und diese Passagen sollten sich Verwalter merken:
Erstens: Es liegt nicht im Verantwortungsbereich des Mieters, wenn Vermieter oder Hausverwaltung die wesentlichen Vertragsunterlagen selbst nicht vorliegen haben und erst beim Versicherer anfordern müssten. Die Unterlagen müssten beim Eigentümer vorhanden sein.
Zweitens: Wenn es sich um einen Rahmenvertrag mit Daten Dritter handelt, gibt es Mittel und Wege, deren Belange zu wahren – nämlich Zustimmungserklärungen einzuholen oder Schwärzungen vorzunehmen. Ein pauschales „Datenschutz!" ersetzt das nicht.
Drittens – und das ist der Kernsatz: Die Belegeinsicht ist die transparente Kontrolle der Rechenschaftspflicht des Vermieters, die dem Mieter unabhängig von personenbezogenen Daten in den Unterlagen zusteht, sofern das Dokument in direktem Zusammenhang mit der Abrechnung steht. Die Datenverarbeitung ist insofern gerechtfertigt. Das Gericht geht sogar noch einen Schritt weiter: Wer als Vermieter weiß, dass er Belegeinsicht in sämtliche Verträge gewähren muss, muss schon beim Vertragsabschluss darauf hinwirken, dass der Vertrag entsprechend „einsichtstauglich" ausgestaltet ist. Versäumt er das, geht dies nicht zulasten des Mieters. Ob dies im Ergebnis richtig ist und praxistauglich, halte ich für zweifelhaft. Denn wie soll der vermietende Eigentümer auf den Verwalter hinwirken?
Interessant ist schließlich noch ein prozessualer Punkt: Eine Verurteilung Zug um Zug gegen Gewährung der Belegeinsicht (§ 274 Abs. 1 BGB) kam nicht in Betracht. Denn wer die Belegeinsicht verweigert und trotzdem Zahlung verlangt, handelt treuwidrig im Sinne des § 242 BGB (BGH, VIII ZR 189/17). Die Klage wird dann schlicht als derzeit unbegründet abgewiesen – mit der Folge, dass der Vermieter die gesamten Kosten des Rechtsstreits trägt. Auf die weiteren Einwendungen der Mieterin (fehlende verbrauchsabhängige Wärmeabrechnung mit 15%-Kürzungsrecht, nicht vereinbarte Wartungskosten) kam es gar nicht mehr an. Am Rande: Dass die Klageschrift mit „Entwurf für Gericht" überschrieben war, machte die Klage nicht unzulässig – geprüft wird der Inhalt, nicht die Überschrift.
Was bedeutet das für die Praxis?
Die Entscheidung liegt auf der Linie der ständigen Rechtsprechung und passt zugleich zum neuen § 556 Abs. 4 BGB, der das Belegeinsichtsrecht nun ausdrücklich im Gesetz verankert. Für die tägliche Arbeit als Verwalter lassen sich drei Lehren ziehen:
- Vollständige Unterlagen vorhalten. Versicherungsverträge, Wartungsverträge und sonstige Dienstleisterverträge gehören vollständig in die Objektakte – inklusive der individuell vereinbarten Bedingungen. „Haben wir nicht, das hat nur die Versicherung" ist kein Argument, das ein Gericht gelten lässt.
- Datenschutz organisieren statt vorschieben. Enthält ein Rahmenvertrag Daten anderer Objekte oder WEGs, sind Schwärzungen das Mittel der Wahl, notfalls Zustimmungserklärungen. Am besten denken Sie bereits beim Vertragsabschluss daran und lassen sich objektbezogene Vertragsauszüge oder Einzelpolicen aushändigen.
- Erst Einsicht, dann Klage. Solange die Belegeinsicht nicht vollständig gewährt ist, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht – und eine Zahlungsklage ist zum Scheitern verurteilt. Es gibt nicht einmal eine Zug-um-Zug-Verurteilung als Rettungsanker, dafür aber die volle Kostenlast. Wer wegen 683,21 Euro klagt und den Prozess samt Kosten verliert, weil fünf Vertragsseiten fehlen, hat am Ende ein schlechtes Geschäft gemacht.
Kurz gesagt: Die Datenschutzkarte sticht bei der Belegeinsicht nicht. Transparenz ist keine Kür, sondern Voraussetzung dafür, dass Nachforderungen überhaupt durchsetzbar sind.
Autorin: Katharina Gündel - GROSS Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
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